juli 2018
De fijnproevers van Walraven Sax proosten op een succesvolle livegang met DIN Dranken voor Microsoft Navision

Walraven Sax is opgericht in 1823 en is daarmee één van de oudste wijn en gedistilleerd distributeurs in de Nederlandse markt. Walraven Sax bouwt als sales en marketing organisatie aan third party brands in de Nederlandse Retail en foodservice markt. Bekende merken die zij vertegenwoordigen zijn Gallo, Torres, Barefoot, Louis Roederer, Marqués de Riscal, AIX Rosé, José Cuervo, Bushmills en Amarula, en daarnaast een groot assortiment  eigen merken. De warehousing en transport activiteiten zijn uitbesteed aan een logistieke partner.

Op 28 mei jongstleden gingen ze live met hun nieuwe ERP systeem DIN Dranken voor Microsoft Dynamics NAV. Voorheen werkten ze jaren met een ERP systeem dat voor veel oneigenlijke doeleinden gebruikt werd en dat niet meer voldeed aan de eisen van de markt.  Er waren veel functionaliteiten met maatwerk  toegevoegd. Met de implementatie van de branche-specifieke ERP oplossing DIN Dranken voor Microsoft Dynamics NAV voldoen ze nu aan de hedendaagse en toekomstige behoeften. Dit pakket biedt bovendien het gebruikersgemak waar ze naar op zoek waren.

 

foto: projectleider Mark Castelein (L), Jos Knops (M) en directeur Bart Gijtenbeek (R)

Projectleider Mark Castelein vertelt over de zoektocht naar een nieuw pakket.

De aanleiding voor de oriëntatie op een nieuw pakket was dat het toenmalige systeem niet voldeed aan de eisen van de markt. We waren op zoek naar meer functionaliteiten zoals bijvoorbeeld het opvolgen van onze productie processen en orderbevestigingen. EDI hadden we destijds al, maar dit was gefragmenteerd ingebouwd. Het was onoverzichtelijk en werkte niet prettig.”

Eerst terug naar de basis

De oriëntatie naar een nieuw pakket was een logische stap. Dit ging uiteraard niet over één nacht ijs.

Vier jaar geleden namen ze voor het eerst contact op met DIN Solutions. DIN sprong er eerst voor hen uit vanwege de goed ingerichte accijnsmodule en ervaring bij collega’s in de markt. Wat ze bovendien een groot pluspunt vonden aan DIN is de DIN Dranken User Group, waarbij er gelegenheid is tot het delen van kennis en ervaringen. Dit schept meer inzicht in mogelijkheden voor optimalisaties maar voorkomt ook mogelijke problemen die anderen ervaren hebben.

Over de aanloop naar de definitieve keuze voor DIN vertelt Mark:

Na een wederzijdse oriëntatie hebben we een business analyse laten uitvoeren om ons toenmalige systeem met de manier van werken door te laten vertalen naar zo standaard mogelijk Navision en DIN. Hierbij werden een groot aantal problemen gesignaleerd omdat wij op dat moment ons ERP systeem voor veel oneigenlijke doeleinden gebruikten,  We hebben toen een stappenplan gemaakt om ons ERP terug te brengen naar de basis en eerst andere oplossingen en werkwijzen te gaan hanteren. We hebben projecten gehad met een CRM platform voor onze buitendienst, een PIM systeem en BI tool die we in de toekomst niet in het ERP  wilden implementeren. Begin 2017 hebben we de contacten met DIN hervat. Na een business scan kwam toen naar voren dat we een goede match hadden met de mogelijkheden in DIN Dranken.” De andere oplossingen zijn vervolgens gekoppeld met het ERP van DIN.

Het voordeel van tijdig plannen

Het implementatietraject werd in gang gezet en is in mei gecompleteerd. Hierover vertelt Mark:

 “We hebben ruim de tijd genomen voor de implementatie. Het projectteam is negen maanden geleden gestart. De laatste zes maanden  hebben we bijna wekelijks trainingssessies gehad met de consultants van DIN. Daarnaast hebben we een vaste dag gepland om na deze trainingssessies zelf met het nieuwe systeem te oefenen. Dit oefenen en het direct goed vastleggen van de werkwijze heeft ons in het vervolg van het traject erg geholpen. Uiteindelijk hebben we een goede Go Live gehad waarbij we uiteraard wel issues hadden, maar deze steeds op dezelfde dag verholpen konden worden. De samenwerking verliep erg prettig. De inzet van de medewerkers aan beide zijden was top. Iedereen was zeer gemotiveerd en betrokken.”

De ervaringen die ze mee willen geven aan collega importeurs zijn dat op tijd beginnen essentieel is, maar ook dat de leden van het projectteam voldoende ruimte in hun agenda hebben voor het traject. Walraven Sax heeft er tevens voor gekozen tijdelijke externe krachten aan te nemen zodat de werkdruk enigszins beheersbaar bleef.

Vervolgstappen

Het pakket is nu enkele weken in gebruik en er zijn al plannen voor de toekomst. 

Mark: "We zien dat Navision veel overzichtelijker is dan ons vorige pakket en daarnaast kun je veel eenvoudiger de benodigde informatie vinden. Nu we er mee werken moet de komende periode ons meer inzicht gaan geven in welke processen we verder kunnen optimaliseren. Onze vervolgstappen staan al op de rol. We willen graag de uitwisseling met onze logistiek dienstverlener snel uitbreiden zodat we goederen inslag kunnen automatiseren. Dat gaat ons veel tijdwinst opleveren."

Lessons learned

Terugkijkend op het traject zijn er altijd zaken die anders hadden gekund. Hierover vertelt Mark:

In ons geval hadden we onze ICT Partner samen met DIN om de tafel moeten laten zitten zodat alle vraagstukken aan IT kant goed ingericht konden worden. Daarnaast hebben we gemerkt dat de documenten snel gecreëerd konden worden door de specialist van DIN een dag op kantoor te hebben. Dit is te laat in het proces ingepland. Tot slot is het belang van stamdata zo groot, dat we hier meer met DIN hadden kunnen sparren over de essentiële velden.”

Vragen? Maak kennis met Jos Knops, sparringpartner voor drankenspelers.