Eerste klantervaringen Blue10: Mexma en A Brand New Day

Geplaatst op 18 december 2019 in Blog, Finance, Inkoop.

Afgelopen jaar hebben wij een partnership gesloten met Blue10, een specialist in automatische inkoopfactuurverwerking met naadloze integratie met Microsoft Dynamics. Inmiddels zijn al een aantal food- en dranken klanten succesvol live gegaan met deze oplossing. Foodproducent Mexma Foods en merkenbouwer in dranken A Brand New Day werken sinds kort met Blue10 en vertellen u graag waarom zij voor deze oplossing gekozen hebben en welke winst het hen opgeleverd heeft sinds livegang.

Mexma: facturen raken niet meer kwijt en het bespoedigt het goedkeuringsproces

Mexma verwerkt op maandbasis een grote hoeveelheid aan facturen. Voorheen bestond het verwerkingsproces grotendeels uit handmatige handelingen. De grootste problemen daarbij waren het arbeidsintensieve goedkeuringsproces om een factuur vrij te geven voor betaling en het risico op het kwijt raken van facturen. Beiden zijn met de komst van Blue10 volledig geautomatiseerd. En dat zij daar nu aanzienlijk de vruchten van plukken blijkt wel uit een kort interview een paar maanden na implementatie.

Natascha Gökemeijer, financieel medewerker bij Mexma werkt dagelijks met de nieuwe digitale assistent op de financiële administratie. “De lay-out van Blue10 is duidelijk en overzichtelijk, waardoor het een erg gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt. Facturen komen direct digitaal terecht in Blue10, deze kunnen dus niet meer kwijtraken. Pakbonnen en andere bijlagen (bijv. e-mail communicatie) kunnen we eveneens koppelen aan de factuur waardoor je gelijk het totaalplaatje hebt. Dit bespoedigt het controle- en goedkeuringsproces. Bovendien kun je snel zien bij welke verantwoordelijke de factuur ligt en of deze akkoord is voor betaling of niet.”

“Ander voordeel is dat de facturen na betaling worden gearchiveerd. Je kunt ze dus altijd makkelijk terugvinden indien je ze nogmaals wilt inzien. We besparen tijd doordat je de facturen niet eerst op papier hebt om in te boeken, in mapjes te doen en naar de functionaris te brengen, om vervolgens deze weer terug te krijgen en in de betaalklapper te doen met als laatste stap ze na betaling te archiveren.”

Robert Krottjé voegt er aan toe: “Naast de bovengenoemde voordelen zie ik als Manager Finance & Control bij Mexma nog de volgende pluspunten van Blue10: 100% zekerheid over de juistheid van mijn cash-out: er kan niets betaald worden dat niet vooraf door de juiste persoon is geautoriseerd. De oplossing is intuïtief; iedere digibeet begrijpt binnen 2 minuten uitleg hoe ze facturen moeten afhandelen, en door meer en meer papierloos te werken zorgen we voor een opgeruimde administratie.

ABND: meer inzicht in aantal in behandeling zijnde facturen, vastleggen autorisatieroute en paperless office 

Ook merkenbouwer in dranken A Brand New Day had een grote behoefte aan geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking. Hierbij ging het om de verwerking van ongeveer 5.000 inkoopfacturen op jaarbasis. Ook zij zijn tevreden over Blue10. Isabel Rijpert, Manager Financiële Administratie bij ABND deelt haar ervaringen: “De reden dat wij zochten naar een oplossing voor inkomende factuurverwerking was dat wij meer inzicht wilden in het aantal facturen dat binnen de organisatie in behandeling was. Ook het vastleggen van de autorisatieroute en een paperless office waren zaken waar we behoefte aan hadden.”

Over de implementatie waren ze tevreden. “De implementatie van Blue10 verliep vlot. Er was weinig voorbereiding van onze kant nodig, dat was heel prettig, en onze eerste ervaringen zijn goed. De oplossing begint zijn eerste tijdswinst op te leveren. Nog niet alles verloopt naar wens, maar daar wordt momenteel hard aan gewerkt.”

“Met het gebruik van Blue10 hebben we de meeste winst behaald op inzicht en overzicht, alsook de digitale vastlegging van de autorisatie van de facturen. Voor ondernemers die een dergelijke oplossing overwegen zouden we zeker Blue10 aanbevelen.” aldus Isabel.

 

Over Blue10

Blue10 helpt organisaties met cloud software voor het automatiseren van administratieve processen, zoals de digitale verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, pakbonnen en bonnetjes. De oplossing heeft een koppeling met ERP systeem Microsoft Dynamics en automatiseert, controleert en geeft context in de administratieve processen van organisaties. Dat maakt Blue10 de ideale assistent op de financiële administratie.

Blue10 - Automatiseert jouw administratie

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie
Food en Horeca groothandel
Versverwerking
Receptuurgeoriënteerde producenten
Maaltijdservice