Food, Food en Horeca groothandel
april 2019
Horeca Foodgroup gaat de digitale transformatie uitdaging aan met DIN Food

Met digitale transformatie komen food- en drankenbedrijven voor nieuwe uitdagingen te staan. Dat dit soms grote veranderingen binnen een organisatie teweeg brengt, weet ook de Horeca Foodgroup (HFG). Een groep van horeca groothandelaren die hun inkoopkrachten gebundeld hebben.

Transparant, naadloos en geautomatiseerd

Onlangs is HFG live gegaan met DIN Food voor Dynamics. Hoofddoel van de vernieuwing en overgang op DIN Food voor Dynamics was een professionele gegevensuitwisseling met afnemers en leveranciers via EDI, alsook met enkele toonaangevende logistieke dienstverleners. De nadruk lag hierbij op een transparante en naadloze geautomatiseerde overdracht van data. HFG is daarmee een voorbeeld van digitale transformatie: vrijwel alle processen die in het bedrijf plaatsvinden wikkelt HFG digitaal en geautomatiseerd af. Daardoor kan men met een kleine organisatie een grote groep leden snel en betrouwbaar beleveren via gespecialiseerde logistieke dienstverleners. In deze editie licht Werner Buysen, Directeur bij Horeca Foodgroup, toe waarom zij de overstap naar DIN Food hebben gemaakt.

Kritische vereisten

“De software omgeving die we voorheen hadden voldeed prima. Echter, kondigde deze softwareleverancier aan dat de betreffende software in de toekomst niet meer zou worden onderhouden. Ondersteuning in de vorm van support en meegroeien met de techniek van nu bleef daarmee achter. Hierdoor werden we genoodzaakt om naar een ander pakket te gaan kijken. Eén met toekomstbestendigheid want het belang daarvan was voor ons inmiddels heel duidelijk geworden” aldus Werner.

 “Om het oriëntatie- en selectieproces van nieuwe software goed te begeleiden hebben we een extern adviesbureau ingeschakeld. Zij hebben de processen van ons bedrijf gedetailleerd in kaart gebracht. Daarbij kwamen behoorlijk wat vereisten op tafel, omdat een groot deel van onze processen volledig geautomatiseerd is. Op basis van die vereisten zijn we gaan kijken welke oplossingen geschikt waren. Uiteindelijk bleef er maar een kleine selectie van aanbieders over die met hun softwareoplossing en integraties onze processen geautomatiseerd konden ondersteunen.”

“De oplossing die het beste aansloot op onze wensen was DIN Food, de brancheoplossing van DIN Solutions gebaseerd op Dynamics NAV. Daarbij hebben we gekozen voor een versie op abonnementsbasis in de DIN Cloud. Grote voordeel daarvan is voor ons dat we de benodigde kennis van hardware en infrastructuur niet in huis hoeven te hebben. Door dit stuk uit te besteden kunnen we altijd terugvallen op de expertise van DIN. Daarnaast is de oplossing overal benaderbaar.”

Volledig geautomatiseerd zonder tussenkomst van personen

 “HFG heeft 27 aangesloten groothandelaren verspreid over heel Nederland. Bovendien zijn er enkele groothandelaren buiten Nederland aangesloten. Naast de inkoop verzorgen we voor onze leveranciers ook een groot deel van de centrale leveranties aan de bij ons aangesloten groothandelaren. Deze groothandelaren hebben daardoor een groot pakket artikelen eenvoudig beschikbaar. Basisinsteek van onze automatisering is dat ook als er niemand op kantoor aanwezig is de processen gewoon door kunnen lopen. Om hier een beeld van te geven: de hele afhandeling van een bestelling, van het inleggen van de order, de communicatie van deze bestelling naar de leverancier en de uitlevering door een logistieke dienstverlener bij de klant is geautomatiseerd, zonder menselijke tussenkomst."

"Uiteraard zijn er altijd wel zaken waarbij deze factor aanwezig is. Dan gaat het echter wel om uitzonderingen zoals het stambeheer van artikelen, het doorvoeren van prijsmutaties of correcties binnen klantbestellingen,” aldus Buysen”. Hij vult daarbij aan: “Je kunt heel ver gaan in de digitalisering en automatisering van processen. Echter de menselijke factor zal nooit volledig verdwijnen. Klanten blijven het fijn vinden als ze met vragen toch nog telefonisch bij ons terecht kunnen.”

Doordat HFG de tussenkomst van personen zoveel mogelijk geëlimineerd heeft en het proces zo ver mogelijk geautomatiseerd laat verlopen zorgt dit wel voor de nodige uitdagingen, waaronder de communicatie van systemen met elkaar. Al gaandeweg het implementatietraject merkte HFG dat dit geen doorsnee project zou gaan worden. Wat de grootste uitdagingen van deze implementatie, en welke valkuilen er waren? Dat leest u binnenkort in een uitgebreide customer story. Dan zullen we samen met Directeur Werner Buysen dieper ingaan op de complexiteit van het project en welke vereisten er zijn in de afstemming met partners in de keten.


Meer informatie?

Wilt u meer informatie over DIN Food voor Dynamics of heeft u andere vragen rondom onze oplossingen en integraties? Neem dan contact op met onze Sales Manager Food John Janssen.

Vragen? Maak kennis met John Janssen, Uw sparringpartner binnen de Foodsector.