Koffiespecialist Van Zelst omarmt datagestuurd werken met Power BI

Geplaatst op 01 november 2020 in Business Intelligence & Reporting.

Hoe essentieel informatie is, maakt de huidige crisis op dit moment heel duidelijk. Het gaat dan niet enkel over het beschikken van de juiste data, maar vooral om deze toegankelijk en praktisch om te vormen tot informatie waarmee je verandering kunt signaleren, flexibel in kunt spelen op nieuwe uitdagingen en je bedrijf proactief kunt sturen. Met die gedachte is Van Zelst, een familiebedrijf dat in 45 jaar uitgegroeid is tot een landelijke koffiespecialist met meer dan 7000 klanten, vorig jaar gestart met het project data inzicht en visualisatie via Power BI. Samen met commercieel manager Tjeerd Verbeke en projectleider commercie Annemarie Kox kijken we naar de beweegredenen om Power BI te gebruiken, hun aanpak en uitdagingen in het traject en de winsten die zij met Power BI behalen.

Het is inmiddels alweer 2,5 jaar geleden dat Van Zelst de grote stap maakte met een traditionele upgrade naar een nieuwe DIN Food versie. Tjeerd: “Voor ons gevoel was dat bijna een geheel nieuwe implementatie. Het heeft veel tijd en energie gekost en ging niet geheel vlekkeloos. In dat traject hebben we afscheid genomen van een hoop maatwerk, daardoor hebben we onze werkwijzen moeten veranderen. Toen die pijn eenmaal achter de rug was, begonnen we langzaamaan de voordelen van het nieuwe werken in te zien en te merken. Zo’n grote stap maken als toen willen we niet meer. Sindsdien is Van Zelst up-to-date en dat pad zijn we blijven volgen dankzij de DIN Life Cycle Service. Inmiddels hebben we alweer een update achter de rug waardoor we in staat zijn kort op de bal te spelen en te kijken naar nieuwe mogelijkheden. Echter, merkten we dat de rapportage tool die we op dat moment gebruikten te beperkt was om de grote hoeveelheid data om te zetten in praktische dashboards. Toen zijn we gaan kijken naar de mogelijkheden met Power BI.”

Destijds is Annemarie Kox aangesteld als projectleider commercie om zich hierin verder te verdiepen. Zij is daarbij zoveel mogelijk uit de dagelijkse operatie gehouden om zich volledig te focussen op het project. Hierbij heeft ze verschillende data aspecten opgepakt. Annemarie: “Eén van de zaken waar we vooral de corona periode voor hebben gebruikt is de opschoning en het bijwerken van data. In de tussentijd heb ik gewerkt aan verschillende Power BI dashboards. Daarin zoek ik continue naar de grenzen van wat mogelijk is door veel vragen te stellen aan de DIN experts en online kanalen te raadplegen waar je veel kunt zien en leren. Na een aantal maanden intensief de diepte in te zijn gedoken zien we dat Power BI een prominente rol begint te krijgen binnen een aantal afdelingen en zijn we zover dat inmiddels diverse gebruikers Power BI gebruiken voor de ondersteuning van hun dagelijkse activiteiten.”

Onorthodoxe aanpak

Van Zelst heeft bij de aanpak van Power BI bewust gekozen voor een onorthodoxe aanpak. Annemarie: “Normaal begin je vaak heel groot op management level en werk je van daaruit naar beneden. Wij hebben bewust ervoor gekozen om klein te beginnen, omdat we daar de grootste behoeften zagen. Daarbij hebben we gekozen voor de meest concrete uitdaging op het kleinst mogelijke niveau, in dit geval een dashboard op klantniveau voor de vertegenwoordigers.”

Tjeerd vult aan: “Alle data binnen de organisatie was er al, alleen was dat nog geen bruikbare informatie. Dat is voor ons het knelpunt geweest. We weten heel veel, alleen het zodanig opzetten dat het werkbaar en standaard wordt, dat was nog een grote uitdaging. Iedereen had zijn eigen lijstje, iedereen keek naar andere waarden. Wat is dan de waarheid? Die kun je op verschillende manieren interpreteren. De afdeling Logistiek keek bijvoorbeeld anders naar de voorraadwaarde dan Inkoop of Verkoop dat doet. Uiteindelijk moet je met elkaar naar één waarde toe. Daar hebben we al aardig wat stappen in gemaakt.”

Dynamics 365 Business Central is een heel krachtig systeem, maar mist een stukje functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid als het gaat om het inzichtelijk maken van data. Alles zit erin en werkt heel stabiel, maar het eruit halen van de juiste informatie is niet zo makkelijk. Power BI geeft de mogelijkheid om permanent heel snel totaalinzichten te geven met verschillende doorsnedes. Veel vraagstukken ga je daarmee beantwoorden. Voorheen was er altijd administratieve vertraging voordat we wisten wat de omzet was per klant aan het eind van de maand. Nu hebben we dat gewoon dagelijks actueel inzichtelijk en zitten we veel korter op de bal.”

Bij Van Zelst heeft Power BI voornamelijk op het gebied van tijd veel winst opgeleverd. Zo kan een verkoopadviseur nu met een dashboard op klantniveau in één oogopslag alle relevante klantinformatie zien. “Onze verkoop buitendienst is op dit moment de meest actieve gebruiker. Vanuit commercie was er bijvoorbeeld weinig inzicht in het betaalgedrag bij klanten. Dankzij het dashboard zijn onze vertegenwoordigers daar veel alerter op, omdat je dat inzicht bij elk gesprek goed in beeld hebt. Voorheen was het bij elkaar krijgen van al deze informatie veel omslachtiger omdat je op verschillende plaatsen in het systeem moest zijn. Dat ging met printjes uit ERP, kopietje maken, margebestand raadplegen, interne belletjes, etc. Nu is alles in één dashboard gecombineerd.”

Annemarie: “Ook het marge inzicht is nu veel beter. Doordat je meer inzicht hebt en dit ook visueel kunt zien, ga je veel sneller en makkelijker de diepte in door te analyseren met verschillende filters. Daarover ga je dan weer meer vragen stellen. Hierdoor krijg je steeds zuiverdere data en dat geeft weer een beter inzicht. Zo kunnen we dankzij het dashboard op accountniveau ons klantenbestand goed analyseren (welke klanten lopen achter in omzet, wat is de status van klanten) en monitoren.” 

Aanleiding en aanpak

Reden om data visualisatie en inzicht serieuzer te gaan oppakken was dat Annemarie aan de hand van haar interne onderzoek tot de conclusie kwam dat er veel gegevens in de systemen werden opgenomen waar weinig tot niets mee gedaan werd. Of het was te moeilijk om wat met de gegevens te doen, omdat het al een uitdaging was om de gegevens uit het systeem te halen. Conclusie: er moest meer datagestuurd gewerkt gaan worden.

Annemarie: “Om een goed beeld te krijgen van de werkzaamheden ben ik eerst alle afdelingen langsgegaan. Door goed inzicht te krijgen in ieders werkwijze kon ik al snel behoeften signaleren welke we met Power BI zouden kunnen opvangen. Vervolgens hebben Tjeerd en ik samen gezeten om in kaart te brengen wat belangrijk zou zijn voor een klantendashboard. Daarmee zijn we gestart en hebben dat gedeeld met de BI experts van DIN Solutions en iemand van XI BI Software. Zij hebben zich geconcentreerd op de zaken aan de achterkant van Power BI, waaronder het opzetten van een datawarehouse met behulp van Jet Analytics waarin alle data centraal wordt verzameld en éénduidig is vastgelegd. Ondertussen heb ik me gericht op het ontwikkelen van de dashboards en kon ik zo gelijk controleren of de gegevens klopten. Vooral de verdiepingsslag en door zelf veel te bouwen, controleren en aanpassen, werd ik gaandeweg meer wegwijs in Power BI. Door veel tijd te steken in dingen proberen, controleren en bijstellen krijg je er meer handigheid in. Dankzij de inzichten bij de gebruikers komen er steeds meer wensen en daar bouw je dan op voort.”

Binnen Van Zelst is Annemarie nu de aangewezen kennisdrager voor het bouwen van de dashboards. Het is een samenspel van de expertise van DIN en Annemarie waarbij DIN zorgt voor de vertaalslag aan de achterkant voor wat betreft de benodigde data en Annemarie de zorg draagt voor de rapportage en visualisatie met dashboard voor de verschillende afdelingen. De doorontwikkeling van de dashboards is eveneens een voortdurend proces met een continue samenspel tussen Annemarie en de eindgebruikers waarbij aan de hand van nieuwe inzichten dashboards worden bijgesteld.

“Belangrijk om te noemen is dat juist in de visualisatie de kracht maar ook de tijdsbesteding zit. Het gaat om het vinden van de perfecte balans tussen niet teveel informatie op een scherm, maar ook niet te weinig. Het moet relevant zijn en de juiste zaken moeten opvallen. Daarbij blijven we continue in gesprek met zowel de consultant aan de ene kant en de eindgebruikers aan de andere kant. Het blijft een heel dynamisch proces waarbij vooral nieuwsgierigheid naar zowel de interne opdrachtgever/gebruiker als de nieuwsgierigheid van wat kan ik nou met die data ons verder brengt. Daarin zit wel de crux: spitten, doorvragen en continue afstemmen met gebruikers.”

De acceptatie en ervaring van de eindgebruiker

Annemarie: “de verkoopafdeling is heel positief over de nieuwe dashboards en inzichten. Het vereist wel een aanpassing in de dagelijkse werkwijze, omdat men voorheen gewend was om deze gegevens zelf in Dynamics Business Central op te zoeken. Nu moeten ze vertrouwen op de informatie in hun dashboards. Een goede interpretatie van de gegevens is dan wel noodzakelijk om te begrijpen wat er staat. Hiervoor organiseren we regelmatig een sessie voor de eindgebruikers rondom een gebouwd dashboard zodat we ze wegwijs kunnen maken in het leggen van de juiste verbanden tussen de gegevens. Vanuit de administrator kant kunnen we ook monitoren wie welke dashboards wel/niet gebruikt.”

Tjeerd: “Om de adoptie te verhogen zijn we bewust begonnen met iets wat heel tastbaar is op het laagste niveau omdat je daar de directe winsten snel kon zien. Om de adoptie te versnellen is het aan te raden om eindgebruikers goed te betrekken. Vooral nieuwsgierige gebruikers die open staan voor nieuwe toepassingen en die je kunt meenemen in de voordelen versnellen de adoptie.”

Jet Analytics, Jet Reports en Power BI naast elkaar

“We werken nu met zowel Jet Analytics, Jet Reports als PowerBI. Jet Analytics is het datawarehouse waarin alle data waarover we willen rapporteren centraal beschikbaar is. Jet Reports en Power BI gebruiken we vervolgens voor het inzichtelijk maken van die data. Beide zijn rapportage tools, maar als je kijkt naar het verschil dan maken we in Jet de meer gedetailleerdere overzichten die veelal ook tijdgebonden zijn. Zo zijn er processen die we aansturen op basis van Jet Reports rapportages die nauwkeurig en realtime op bepaalde tijdstippen gegenereerd moeten worden. Een voorbeeld daarvan is onze routelijsten. Ook voor statische lijsten, bijvoorbeeld een klantenlijst of een automatenlijst (afvinklijsten), gebruiken we Jet Reports. Power BI gebruiken we voor interactieve rapportages via dasboards waarin we de informatie visueel maken voor eindgebruikers. Die kunnen daarin dan zelf hun analyses doen met eigen filters (bijv. alleen bepaalde productgroepen, klantgroepen of periodes), selecties en doorklik mogelijkheden om steeds gedetailleerder op bepaalde gegevens in te zoomen.

Power BI tips voor uw organisatie

“De afdeling Verkoop is nu aardig op gang met de Power BI dashboards. Andere afdelingen zitten voor een deel nog in de ‘zoek’-fase. Zo kijken we nu bijvoorbeeld met de afdeling Logistiek naar een dashboard voor verbeterd voorraadinzicht en een marge dashboard. Met Power BI kun je heel veel als je er maar focus op legt. We hebben echter wel gezien dat je echt hulp nodig hebt van specialisten zoals DIN met name voor het data aspect. Als je voor Power BI kiest, dan moet je er echt serieus tijd in stoppen. Ook adviseren wij intern een toegewijd persoon aan te wijzen die zich goed in de mogelijkheden kan verdiepen. Betrek gebruikers al in een vroeg stadium bij het proces en laat ze het gebruiksnut zien, want die bewustwording heeft tijd nodig. Alleen zo krijg je alle neuzen de juiste kant op kan je het gebruik stimuleren. Dat gaat beter als je op de afdelingen of de werkvloer als ambassadeur tussen de mensen staat.”

De voordelen op een rijtje:

  • Verminderen datastromen: geen mailtjes met automatisch gegenereerde lijsten meer door het pand die je wel open klikt, maar verder niets mee doet;
  • Altijd up-to-date informatie op elk gewenst moment bij de hand; 
  • De benodigde tijd in voorbereiding op een klantenbezoek is met ongeveer 70% afgenomen. 
  • Beheer van klanten is gegaan van 1x per maand een inzicht naar dagelijks inzicht waardoor je veel sneller kunt zien of en waar je moet bijsturen.
Branches: 
Drankengroothandel en -distributie
Food en Horeca groothandel