Lijfering Drankengroothandel maakt efficiëntieslag met papierloos werken in het transport- en afleverproces

Geplaatst op 16 december 2020 in Mobility.

Het gebruik van mobiele oplossingen levert ook in de drankensector grote kostenbesparingen en tijdwinst op. Vooral papierloos werken in het transport- en afleverproces is een vraag die we al meerdere malen tegen kwamen bij onze klanten. Zo ook bij de Groningse drankengroothandel Lijfering Drankengroothandel. Met 11 eigen chauffeurs in de buitendienst en een kleine 1500 afleverlocaties in Nederland was de behoefte aan DIN Transport Management en de Proof of Delivery (POD) app groot. Samen met Directeur Operations & Inkoop Paulo Cools, IT Manager René Steenhuis en Logistiek Manager Luc Dekker kijken we naar welke voordelen en winsten zij gehaald hebben met de inzet van deze mobiele oplossing.

Meer grip op afleverproces en retourenstroom

De wens voor digitaal inzicht in ritten en papierloos werken tijdens het afleverproces heeft Paulo al vanaf dag 1 gehad. “Samen met onze vorige IT partner waren we al bezig dit proces te digitaliseren. Na de overgang naar DIN Solutions hebben we het project samen met DIN verder opgepakt en voortgezet. Met als resultaat dat we de app afgelopen jaar succesvol in gebruik hebben genomen.”

Logistiek Manager Luc geeft toelichting op de reden tot inzet van de mobiele oplossing: “In onze drankenhandel hebben we te allen tijde te maken met een retourenstroom. Voordat we een factuur kunnen opmaken moet daarvoor met een papieren proces altijd een flinke administratieve afhandeling uitgevoerd worden. Wanneer de chauffeurs op een dag 100 orders wegbrengen en we krijgen de retouremballage op papier terug, dan moeten niet alleen de chauffeurs 100 keer een papieren registratie uitvoeren; bij terugkomst moet 100 keer handmatig alle retour emballage vanaf papier ingevoerd worden in het systeem alvorens de factuur verstuurd kan worden.”

“Met de inzet van de Proof of Delivery app hebben we dit proces volledig digitaal ondervangen. De chauffeur is hierdoor van zijn papierwerk af en kan bij afleveringen samen met de klant de order direct digitaal aftekenen. Daarnaast zijn nu ook de routes en routevolgorde digitaal inzichtelijk inclusief op- of aanmerkingen waar de chauffeur rekening mee moet houden en is het mogelijk foto’s te maken. Dit kan van pas komen bij bijvoorbeeld sleutelklanten of bij het constateren van bijzondere situaties op locatie. Daarna wordt alles digitaal gearchiveerd en gecentraliseerd zonder tussenkomst van handmatige handelingen. In deze huidige tijd zie je dat de meeste klanten voorstander zijn van het digitaal ontvangen van een afleverbon. Voordeel is dat de klant ook direct een e-mail krijgt waarin hij/zij kan zien wat we hebben geleverd, wat er aan retouremballage is meegenomen en eventueel een foto bij bijzondere situaties / constateringen.”

Lijfering Drankengroothandel was één van de drie partijen die mee hebben gedaan aan het pilotproject van de app. Zij hebben samen met het DIN productmanagement team en nog twee andere drankengroothandels meegeholpen de app verder door te ontwikkelen en af te stemmen op specifieke behoeften van de drankensector. IT Manager René Steenhuis: “Door de samenwerking van de drie deelnemende partijen is een zeer complete oplossing ontstaan. Onze wensen binnen de app zijn dan ook vervult en zelfs nog aangevuld. Een mooie wisselwerking dus.”

Tijd- en efficiëntiewinst

René heeft destijds, in het proces naar ontwikkeling van de app, berekend hoeveel het zou schelen als het proces gedigitaliseerd zou worden. Toen was er al sprake van een tijd- en efficiëntiewinst van 20 uur per week. Sindsdien is Lijfering Drankengroothandel nog verder gegroeid dus die tijdwinst op dat vlak is alleen maar groter geworden.

Op de binnendienst, waar de administratieve afwerking van de routerenstroom plaatsvond, heeft men veel baat bij de inzet van de app. “De druk op de binnendienst is beduidend verminderd. Al die extra handmatige administratieve handelingen die via het papierwerk van de chauffeurs na aflevering plaatsvond is in één klap verdwenen. Doordat de DIN POD app volledig is geïntegreerd met DIN Dranken voor Microsoft Dynamics Business Central wordt de verwerking van het afleverproces al grotendeels bij aflevering door de chauffeur gedaan.”

Ook op de logistieke afdeling merkt Luc aanzienlijke efficiëntieslagen: “Iedere order die we in het magazijn verwerken gaat automatisch naar de juiste route toe. De afleverbon komt niet meer uit een printer rollen en we hoeven dus ook niet meer op routeniveau handmatig uit te sorteren. Dat gebeurt nu allemaal digitaal met een rechtstreekse koppeling naar de DIN POD app.

Routeplanning

René geeft aan zeer tevreden te zijn over de implementatie: “de implementatie ging heel goed en de uitleg in gebruik was duidelijk. Het vroeg wel wat voorwerk van de organisatie, omdat wij met bepaalde zaken nog niet volledig werkten. Denk hierbij aan route informatie instellen en data aanvullen. Ik denk dat het goed in kaart brengen van de routes ons het meeste tijd aan voorwerk heeft gekost. We hadden klanten wel al in een bepaalde route opgenomen, maar we werkten bijvoorbeeld niet met routevolgnummers. Dit betekende dat onze chauffeurs gewoon op pad gingen met een volle vrachtwagen. De meest efficiënte route werd door hen in het hoofd bepaald.”

“Nu wordt door het gebruik van de app de route op basis van de ingestelde routevolgorde al vooraf bepaald. De volgorde wordt in de eerste plaats bepaald door de efficiëntie op de route en ten tweede door de toegang tot een gebied. Het kan voorkomen dat er bijvoorbeeld een tijdzone is of de wens van de klant om op een specifiek tijdstip te leveren. Op basis van die factoren moet onze planning zorgen voor de meest efficiënte route. Hierdoor is de planning ook altijd in beweging. In deze tijd met de corona beperkingen is er zelfs meer planwerk dan normaal, omdat de orders per klant nu kleiner zijn en ze minder vaak beleverd worden.”

“Een ander bijkomend voordeel is dat door toepassing van routevolgnummers de orderverzamelaar in het magazijn weet hoe de order moet worden klaargezet voor de chauffeur. De chauffeur start ‘s morgensvroeg voor vertrek de tablet op en weet precies hoe de vrachtwagen geladen moet worden en welke route hij moet rijden,” aldus René.

Dat goed voorwerk zijn vruchten afwerpt vult Luc nog aan met een voorbeeld. “We hebben onlangs de integratie van onze vestiging in Zaandam afgerond. Dat was peanuts in tegenstelling tot wat we destijds in Groningen moesten voorbereiden. Doordat we het op routeniveau hebben geactiveerd zijn we binnen een week compleet operationeel gegaan met deze vestiging.

Volledig papierloos werken

“Ons doel is om in de toekomst volledig papierloos te gaan werken, al zal dat niet van vandaag op morgen zijn. Niet iedereen binnen de branche is daar al aan toe, dat heeft tijd nodig. Ik denk dat de app nu zeker 90 tot 95 procent van onze wensen vervult. Uiteraard kom je gaandeweg het gebruik wel wat verbeterpunten tegen. Eén daarvan is nog een verdere specificatie en registratie van transportmiddelen met emballage waarde. Deze brengen we nu samen met DIN in kaart ter optimalisatie voor de toekomst,” sluit René af.

Branches: 
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie
Food en Horeca groothandel