Proost op EMCS fase 3.40! Nu ook koppeling met HTG

Geplaatst op 16 april 2020 in Accijns & EMCS.

In de maand februari kregen al onze klanten die gebruik maken van onze EMCS add-on in DIN Dranken te maken met twee belangrijke wijzigingen. Zo is inmiddels fase 3.40 van het EMCS systeem van de douane in heel Europa live gegaan en hebben we als DIN onze klanten daarin begeleid. Daarnaast is ook de communicatie met het EMCS systeem in Nederland gewijzigd van Digipoort naar de Handel en Transport Gateway (HTG). In dit artikel leest u onze bevindingen vanuit Product Management als het gaat om aanpak, resultaat en verbeterpunten.

EMCS Fase 3.40

Op 13 februari 2020 is EMCS fase 3.40 live gegaan voor onze klanten in Nederland en België. Sinds de introductie van het EMCS systeem in 2010 betekende dit inmiddels alweer de vierde update van het EMCS systeem. Tot nu toe heeft die elke twee jaar plaatsgevonden.

Een EMCS update is over het algemeen een software update waarbij verscherpte controles op de aanwezigheid van bepaalde data worden doorgevoerd. Ook worden er extra EMCS berichten geïntroduceerd ter ondersteuning van de douane of de EMCS aangevers. Voorbeelden van dergelijke verbeteringen door de jaren heen zijn:

  • bruto én netto gewicht moeten verplicht gevuld zijn bij EMCS aanmelding;
  • afhankelijk van de gekozen transportmethode van een zending geldt een maximale transporttijd per transportmethode;
  • nieuwe EMCS berichten, IE819 , IE881.

Aangezien DIN Solutions de EMCS software in haar DIN Dranken oplossing heeft opgenomen, dienen wij ook voor iedere EMCS fase de wijzigingen die de software update met zich meebrengt te voorzien in DIN Dranken.

Inmiddels werken vele klanten in Nederland en België naar tevredenheid met de EMCS software in DIN Dranken. Omdat de EMCS update een big bang in de gehele EU betreft, heeft DIN Solutions de uitdaging om alle EMCS klanten tegelijkertijd LIVE te laten gaan met de nieuwe EMCS software.

Hoe hebben we dat in de praktijk aangepakt?

Product Manager Sander Crousen licht het gehele proces toe: “In de maanden voorafgaand aan de daadwerkelijke livegang van de EMCS software ontwikkelt DIN Solutions de EMCS update en test deze software tijdens een testslot met de douane in Nederland en België.”

De door de douane geaccordeerde software update wordt vervolgens geïnstalleerd (maar nog niet actief gezet) bij onze EMCS klanten. In DIN Dranken heeft DIN Solutions namelijk de mogelijkheid gecreëerd om twee EMCS software updates tegelijk te kunnen onderbrengen waarvan er slechts één actief kan zijn. Alle DIN EMCS klanten zijn dus tijdig voorzien van de benodigde EMCS software update van fase 3.40, maar bleven tot 13 februari nog draaien met de op dat moment geldende EMCS fase 3.30.

“Middels een omzetting in DIN Dranken hebben onze klanten zelf op het afgesproken moment de EMCS software kunnen switchen naar de nieuwe EMCS fase. Deze werkwijze heeft veel voorbereiding gekost, maar zo zijn wij in staat geweest om vele klanten tegelijkertijd LIVE te laten gaan met EMCS fase 3.40”, licht Sander Crousen toe.

“Bij een enkele EMCS klant heeft onze support afdeling de omschakeling moeten controleren en het EMCS berichtenverkeer weer moeten opstarten. Maar over het algemeen is de livegang voor onze klanten naar EMCS fase 3.40 geruisloos verlopen.”

Van Digipoort naar HTG

Tijdens de voorbereidingen op EMCS fase 3.40 bleek een andere wijziging voor onze Nederlandse EMCS klanten een grotere uitdaging. En dan niet zo zeer de uitdaging zelf, maar vooral de timing vanuit de douane.

Alle Nederlandse EMCS aangevers communiceerden namelijk met het EMCS systeem via een overheidsdienst Digipoort genaamd. Deze dienst stopt echter per 30 juni 2020. De douane heeft in 2019 aangekondigd dat zij deze communicatiedienst zullen overnemen. Zij hebben middels webinars en uitgebreide informatie onze klanten hierop voorbereid.

“Dit was goed nieuws voor DIN Solutions en onze EMCS klanten, omdat er dan één aanspreekpunt gaat ontstaan voor zowel het EMCS systeem zelf alsook de communicatie van / naar dit EMCS systeem; namelijk de Nederlandse douane”, aldus Sander.

De Nederlandse douane heeft hiervoor een nieuwe communicatiedienst opgezet, de Handel en Transport Gateway (HTG). Alle Nederlandse EMCS klanten zijn verplicht om gefaseerd over te stappen van Digipoort naar HTG. Deze overstap van Digipoort naar HTG is een aangelegenheid tussen de EMCS aangevers en de douane. DIN Solutions heeft als software leverancier voor onze EMCS klanten als eerste de overstap getest en gerealiseerd en op deze manier de “technische kastanjes” al uit het vuur gehaald. In een werkinstructie hebben we alle stappen zo goed mogelijk beschreven en onze ervaringen gedeeld.

In de praktijk is gebleken dat een HTG overstapteam van de douane onze DIN EMCS klanten vanaf januari is gaan benaderen om de overstap van Digipoort naar HTG te gaan opstarten. Diverse van onze EMCS klanten hebben de overstap naar HTG als ‘verplichting’ ervaren om de eerder genoemde EMCS fase 3.40 te kunnen gebruiken. Dit heeft bij een aantal van onze klanten voor verwarring gezorgd. Middels extra communicatie vanuit onze support desk hebben we onze klanten aanvullend geïnformeerd en gewezen op de verschillen tussen de EMCS fase 3.40 en de HTG overgang. 

Inmiddels zijn diverse Nederlandse EMCS klanten overgestapt van Digipoort naar HTG. De overige klanten zullen de komende periode tot 30 juni in samenspraak met de douane de overstap maken van Digipoort naar HTG.

Al met al een drukke periode op EMCS gebied voor DIN Solutions en onze EMCS klanten waar we echter tot nu toe tevreden op terug kijken.

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie