Dé online drankenspecialist in premium drinks kiest voor DIN Dranken in de Cloud

Right Spirits

Dé online drankenspecialist in premium drinks

Right Spirits is gespecialiseerd in de import van premium gedistilleerde dranken voor de horeca. Het jonge en energieke bedrijf is in 2012 opgericht door Lex Peeters en Onno Verhoeff. Na flink wat jaren ervaring in de drankensector zagen zij dat de vraag naar gespecialiseerde dranken in het hogere segment (premiums) voor de horeca toenam. In de afgelopen jaren hebben ze een succesvolle groei gerealiseerd. Al gauw merkten ze dat hun huidige ERP-systeem hen beperkte in de juiste uitvoering van hun dagelijkse activiteiten. Reden genoeg om een volgende stap te maken met het oog op de toekomst en te kiezen voor een softwarepakket dat meegroeit met de ontwikkelingen in de markt. Wij spraken mede-eigenaar Lex Peeters over de veranderende drankenmarkt, de uitdagingen van hun groeiende bedrijf, zijn ambities als drankenimporteur en zijn verwachtingen van DIN Dranken met het oog op de toekomst.

Lex Peeters, Mede-eigenaar

“We zagen dat er vanuit de markt steeds meer vraag ontstond naar specifieke nichemerken op gebied van gedistilleerde dranken. Vanuit de grote aanbieders merkten we dat er weinig interesse was om deze nog vrije onbekende premium dranken op te nemen in het assortiment. Daar zijn wij dus op ingesprongen. Ons assortiment gaat dieper dan de standaard horecaleverancier met een complementair aanbod. Zo zijn we begonnen met Gin Mare, een populaire gin die zijn oorsprong vindt in Spanje. Dit is ook de plek waar de gin hype begon met grote glazen (copa) gevuld met de meest uiteenlopende gin combinaties. Ook alcoholvrije alternatieven bieden we aan in ons assortiment, daarin zie je dat de vraag steeds meer stijgt. Een van de merken die we voeren is Everleaf: een alcoholvrij aperitief op basis van planten en botanicals."

"Vanuit onze onderneming kennen wij een combinatie van activiteiten: enerzijds zijn we importeur van premium merken gedistilleerde dranken, anderzijds groothandel voor de horeca. De import vindt plaats onder de naam Gusta Brands en al onze groothandelsactiviteiten vanuit Right Spirits. Daarnaast hebben we een nauwe samenwerking met logistiek dienstverlener Amsterdam Warehouse Company. Zij verzorgen de opslag en distributie naar onze klanten in horeca, slijters en vakhandel voor Nederland en België."

Lessons learned

In de afgelopen vier jaar zijn we flink gegroeid. Deze groei zorgde er voor dat het huidige pakket niet meer voldeed aan onze behoeften. Vrij vervelend als je bedenkt dat we daarin al best wat geïnvesteerd hadden om het naar onze wens te krijgen. Echter niets was standaard en we bleven maar uitkomen op maatwerk. Uiteindelijk blijf je daarin hangen, kom je er niet meer uit en raak je te afhankelijk van je softwareleverancier. Ons vorige systeem was ook een softwarepakket voor de drankensector, maar we merkten dat alle functionaliteit heel basic was en we dus voor elke wens maatwerk aan het bouwen waren. Ook het op maat laten ontwikkelen van een webshop met een koppeling naar ons oude pakket is achteraf niet de beste investering geweest. Die valkuilen waren moeilijk in te schatten als startende ondernemer. Toen we begonnen zaten we op een andere locatie en hadden we ook nog geen koppeling met het warehouse. We hebben er wel een hoop van geleerd.”

Maatwerk en continuïteitsrisico minimaliseren

Reden om te gaan kijken naar een ander pakket was de hoeveelheid maatwerk, maar ook de manier van werken. Zo is ons inkoopproces niet geautomatiseerd. Nu we steeds meer inkopen bij meer verschillende partijen wordt dat een grote puzzel. Dat is niet meer te overzien. Daarnaast was er één consultant die intern bij ons alles deed. Hij had alle kennis van ons project en zou die wegvallen dan zou ook alle kennis verloren zijn. We zaten dus met een groot continuïteitsrisico. Door de groei kregen we bovendien teveel nieuwe behoeften. Om dat allemaal onder te brengen in maatwerk leek ons niet verstandig. Nu ligt het al maanden stil en moeten we veel werk handmatig doen. Bij de oriëntatie naar nieuwe software zijn we met diverse partijen in gesprek gegaan, maar al gauw kwamen we erachter dat ook daar sprake was van veel extra maatwerk. Gekke was dat we in ons vervangingstraject al in een vrij ver stadium waren met een andere software aanbieder. Toch hebben we DIN Solutions toen gevraagd om eens lang te komen. Onze keuze was: maatwerk tot een minimum.”

Uiteindelijk dan toch maatwerk

Geen maatwerk is dat realistisch? “Ik denk dat je hoe dan ook niet alles kunt standaardiseren, zeker niet als je kijkt naar de complexiteit van enkele processen. Ik merk wel dat we een goed gevoel hebben bij DIN als partner. De voorgestelde aanpak van het traject was beter. Binnen de business analyse is gekeken naar onze processen: kunnen we het invullen met de standaard dranken oplossing of moeten we opvangen met maatwerk? Uiteindelijk hebben we toch maatwerk nodig. We moeten om met intercompany te werken een kleine aanpassing doen rondom artikelbeheer. We gaan dat gebruiken om de activiteiten van onze verschillende BV’s apart en overzichtelijk te houden. De business analyse van DIN beviel heel goed. Dat vroeg naast inhoudelijke inzet ook uren voor coördinatie en dergelijke, maar daarin zagen we wel de ervaring die DIN met deze implementaties heeft terug en de professionaliteit van het team.”

E-commerce en de komst van de Magento webshop

“80% van onze omzet komt via de webshop binnen. Het is niet zo dat je Google Adwords aanzet en alle orders lopen binnen. Het blijft een combinatie van online en offline contact. Zo gebruiken we onze kennis om advies te geven, we maken menu’s voor bars en trainen personeel. Daarvoor zetten we natuurlijk onze merken op de kaart, maar ook andere merken. Dat is net wat de klant wil. We proberen dus niet alleen een fles van A naar B te brengen, maar een totaalpakket te bieden met goede service, een goede prijs en een stukje kennis. Je merkt dat dat gewaardeerd wordt.”

Naast een compleet nieuw ERP systeem gaat Right Spirits hun webshop op een ander e-commerce platform zetten. “We hadden al een webshop, maar die gaan we nu met dezelfde look-and-feel overzetten naar Magento. Deze zullen we ook weer integreren met het nieuwe DIN Dranken. Daarbij gebruiken we de bestaande data als basis voor de opbouw.” Right Spirits gaat bovendien als eerste klant gebruik maken van Progressive Web Apps (PWA), een nieuwe internettechnologie die het mogelijk maakt om webshops als mobiele applicaties te laten draaien. Lex: “Ik verwacht wel dat dat de toekomst is. We gaan nu eerst de webshop in Magento opbouwen en in fase 2 gaan we het ombouwen tot PWA. Eigenlijk is het een soort webbased app.” Voor de communicatie naar het warehouse gaat men werken met een systeemkoppeling op basis van EDI.

Partner met een proactieve rol

“We moeten niet het gevoel krijgen dat wij het systeem zelf aan het ontwikkelen zijn. Wij verwachten dat DIN Solutions een proactieve rol neemt in de doorontwikkeling van de brancheoplossing. En dat gevoel krijg ik wel. Een voorbeeld daarin is de ontwikkelingen rondom GS1 data. Instanties die allemaal eigen data sheets willen. Dat blijft een tijdrovende taak. Samen zoeken we hierin een goede oplossing.” 

Right Spirits zit met DIN Dranken in de cloud. “Steeds meer oplossingen zijn cloudgebaseerd dus dit leek voor ons een logische keuze. Uiteindelijk vinden wij dat ook interessanter. We kunnen gewoon met een tablet op pad gaan en alle benodigde informatie inzien en delen. Dat plaatsonafhankelijk werken verdient echt onze voorkeur.”

Eén geïntegreerde filosofie met gecentraliseerde data

“Ik verwacht dat we na livegang veel meer finetuning hebben van de processen en dat het inkoopproces versimpelt. We hadden voorheen drie software eilanden die op zich draaiden. Nu hebben we één geïntegreerde filosofie met gecentraliseerde data. Dat moet qua reporting en inzicht ook beter gaan. In de toekomst willen we gaan werken met PowerBi zodat we beter inzicht kunnen krijgen in de goederenstromen, voorraadposities, omloopsnelheid van artikelen, etc. Nu is het wel te meten, maar het is nooit sluitend.

Daarnaast hebben we best veel merkeigenaren die om aandacht en reporting vragen voor de merken die we vertegenwoordigen. Zo krijgen we standaard mogelijkheden voor het managen van marketing uitgaven op merk niveau en kunnen dat weer gebruiken om te rapporteren op vlak van contributies en bijdragen. We spreken met distributeurs bepaalde marketing budgetten af voor het funden van promotiecampagnes. Dan willen we wel meten wat er uit die campagne komt. Dat rapporteren we terug naar de merkeigenaar. We houden het nu wel bij, maar het is nu niet geautomatiseerd en dus veel handmatig werk. Uiteindelijk willen we dit onderbrengen in DIN Dranken, de mogelijkheden met dimensies en projecten bieden ons het vooruitzicht om dat beter bij te gaan houden. 

ERP vervangen, Magento en koppeling met logistieke dienstverlener. Dat is een forse klus. “Je moet ook niet alles tegelijk willen doen. We gaan eerst live met DIN Dranken en daarna kijken we verder, stapje-voor-stapje. Nu is het van belang dat we weer meer focus gaan krijgen op de dagelijkse activiteiten, dat we kunnen groeien in plaats van bezig zijn met brandjes blussen.” 

Right Spirits kijkt al uit naar de livegang. Deze staat nu gepland voor begin september.