5 tips voor een succesvolle ERP implementatie in de voedingsmiddelenindustrie

Geplaatst op 30 september 2020 in Blog, ERP, Strategie.

U zit in de voedingsindustrie en uw organisatie is toe aan een (nieuw) ERP. Maar het aanschaffen en implementeren van dit systeem kost tijd en vraagt nogal wat van uw organisatie. Niet gek natuurlijk, want een goed geïmplementeerd ERP-systeem is het centrale punt van al uw informatievoorziening. Zo’n systeem biedt dus enorme mogelijkheden, ook op het vlak van besparing van kosten en tijd. Echter eist het ook inzet en verandering van uw organisatie. Dat is precies waardoor sommige ERP-implementaties totaal in de soep lopen. Met behulp van dit artikel komt u erachter of u helemaal klaar bent voor de implementatie van een (nieuw) ERP-systeem, en wat u van het implementatieproces kunt verwachten. 

Waarom sommige implementaties mislukken 

Uw organisatie kent werkprocessen. Wellicht werkt u nu met verschillende Excel files of softwarepakketten, of met een verouderd ERP pakket dat niet meer voldoet aan uw wensen. U heeft behoefte aan een nieuw ERP - toegespitst op uw wensen en eisen als bedrijf in de voedingsindustrie. 

U kijkt naar verschillende ERP oplossingen, vergelijkt en selecteert. Dan begint de implementatie. Er zijn bedrijven die verwachten dat een implementatie dit betekent: uw software partner installeert de ERP en richt uw werkprocessen in het systeem in, helpt uw medewerkers goed met het systeem omgaan en biedt u de tips en tricks om het meeste uit de software te halen. 

Dat klopt. Echter is dit slechts circa 30% van de implementatie en precies het knelpunt waardoor sommige ERP implementaties niet de ROI (return on investment oftewel de voordelen en besparing in kosten en tijd) brengen die u mag verwachten. Uw bestaande werkprocessen klakkeloos automatiseren vraagt namelijk in  de regel om onnodig veel uitzonderingen, (duur) maatwerk en verouderde processen die vooruitgang in de weg zitten. 

Wilt u een succesvolle implementatie? Dan heeft u een partner nodig die niet alleen het ERP-systeem inricht, maar u door de hele reis begeleidt - en erna. Een partner die kennis heeft van uw branche, die helpt bij het structureren en organiseren, maar die u ook wijst op verouderde elementen of problemen in uw huidige processen. 

Zo wordt niets onnodig geautomatiseerd en heeft u een schoon systeem, met logische werkprocessen en alleen juiste data. En dat zorgt voor veel besparing. Lees in onze artikels hoe een goed ingericht ERP zowel besparing kan opleveren in kosten, als tijd. 

Met deze 5 tips zorgt u ervoor dat uw ERP implementatie een groot succes wordt en u het meeste uit uw nieuwe systeem haalt. 

1. Nieuw systeem? Nieuwe werkwijze.

Als u in uw implementatie uitgaat van de bestaande werkwijzen en systemen, haalt u niet het meeste uit uw ERP-systeem - en ook niet uit uw organisatie. De snelheid waarop de wereld van vraag en aanbod verandert, eist ook van u dat u meegaat in de ontwikkelingen. 

Vraag en aanbod wordt tegenwoordig door de zogenaamde Digitale Transformatie op geheel andere manieren samengebracht en bestaande business modellen, en daarmee ook processen, staan onder druk. Er zijn inmiddels voorbeelden te over. Neem Booking.com, die inmiddels de meest succesvolle aanbieder van overnachtingen is zonder zelf ook maar één hotel te bezitten; dat geldt ook voor Uber die zelf geen enkele auto bezit of chauffeur in dienst heeft. En ook op het gebied van food en dranken is de opmars van nieuwe aanbieders uit het digitale tijdperk inmiddels een feit. 

Zo is er de alom bekende Bol.com, dat steeds vaker artikelen verkoopt vanuit partners. Bol.com hoeft op die manier geen eigen voorraad te hebben om toch producten te kunnen verkopen - en die producten breiden zich steeds verder uit. Zo kun je al koffie, thee en chocolade via de webgigant bestellen. Ook Amazon, die in 2020 de Nederlandse markt betrad, is een concurrent aan het worden voor de food en dranken sectoren. Zo verkoopt het nu al levensmiddelen als snacks, babyvoeding en broodbeleg. Maar ook in de foodsector worden innovatieve nieuwe platformen gemaakt die vraag en aanbod samenbrengen, zonder zelf te produceren of te verkopen, zoals Foodl

Deze ontwikkelingen zullen dus meer en meer een rol gaan spelen in de foodbranche. Uw ERP-systeem kan hier perfect op aansluiten - mits u uw business model en de daarbij behorende processen daarop aanpast en deze de logica van het systeem volgen.

2. Een goed begin (en juiste partner) is het halve werk

U heeft waarschijnlijk, zoals de meeste bedrijven, slechts eens in de 5 tot 7 jaar te maken met een nieuwe ERP implementatie. Onze professionals implementeren ERP-software op dagelijkse basis. Wij hebben daardoor niet alleen oog voor de technische implementatie, maar ook voor het organisatorische deel. Met onze jarenlange kennis en ervaring in food en dranken hebben we een duidelijke aanpak gemaakt. We starten met uw organisatie en kijken wat er wel en niet goed in kaart is gebracht. Denk daarbij aan procesbeschrijvingen, procesverloop en documentatie.

Een nieuw ERP systeem begint met een analyse van uw bedrijfsprocessen. Wij helpen u daarbij. 

Met onze business analyse krijgt u snel inzicht in de processen die momenteel nog niet aansluiten op het systeem. We achterhalen alle uitzonderingssituaties en kijken kritisch of  deze geautomatiseerd moeten worden of dat het beter is om een proces aan te passen. 

Een voorbeeld uit de praktijk zijn prijsafspraken. In de prijsafspraken die u met uw klanten heeft, kunnen uitzonderingen zitten. De ERP module DIN Food heeft alle mogelijkheden om uw prijsafspraken te digitaliseren in het systeem: per klant, per klantgroep, per product, met of zonder staffel etc.. Echter kunt u veel tijd besparen en veel van uw werkproces automatiseren om meer eenheid te scheppen in de prijsafspraken. U wilt immers niet heel veel tijd steken in het invoeren van de prijsafspraken van slechts één à twee klanten. 

Bij DIN Solutions gaan we daarom altijd terug naar de basis. Hoe dat in de praktijk eruit ziet? Lees hoe we dat succesvol deden voor de professionals van Walraven Sax.

3. Betrek uw medewerkers

Zijn uw medewerkers al klaar voor een geïntegreerd systeem? Zoals we hierboven al zeiden: een nieuw systeem betekent een nieuwe werkwijze. Voor sommige medewerkers zal dit betekenen dat ze juist iets méér handelingen moeten verrichten. Echter zorgt een extra handeling van medewerker 1, voor een veel grotere tijdsbesparing en minder foutgevoeligheid bij medewerker 2. 

In de praktijk zien we dit bijvoorbeeld wel eens in het magazijn gebeuren. Wellicht lopen uw magazijnmedewerkers op dit moment rond met een papieren formulier waarop staat wat ze moeten laden of lossen. Ze noteren daarop alleen eventuele afwijkingen en voor hun is het daarmee klaar. Op het moment dat u over een week wil terughalen waarom een bepaald product niet is geladen of verkeerd is geleverd, wordt dat erg moeilijk. U moet achter medewerkers aan gaan die zich niet meer precies kunnen herinneren wat, wanneer en waarom. Dit vangt u op met een ERP systeem. Magazijnmedewerkers voeren direct in het systeem in wat ze hebben geladen, wat niet en waarom niet. Iets meer werk voor de magazijnmedewerker, maar veel meer inzicht en structuur voor uw organisatie. 

Door een implementatie niet blindelings uit te voeren, maar medewerkers gedurende het hele proces te betrekken en te wijzen op de organisatiebrede voordelen, zorgen we voor draagvlak en daarnaast voor de benodigde kennis om het systeem vlekkeloos te laten functioneren. 

4. Kies een ERP dat intuïtief in gebruik is

Uw medewerkers kijken misschien op tegen een nieuw systeem. Ze kennen hun eigen software nu goed en vinden het lastig om met weer een nieuw pakket te moeten leren omgaan. DIN Solutions werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangevuld met een DIN Food oplossing die speciaal gemaakt is voor de voedingsmiddelenindustrie.

DIN Food zorgt ervoor dat het ERP systeem precies is toegespitst op de food sector. We kennen uw sector door en door en kennen niet alleen uw industrie, maar ook uw klanten goed.  Daardoor kunnen we u op de juiste wijze begeleiden in het beoordelen en, waar nodig, aanpassen van uw processen. 

Microsoft Dynamics 365 Business Central brengt echter z’n eigen voordeel mee. U en uw medewerkers werken waarschijnlijk al sinds het begin van uw computerervaring met software van Microsoft. Denk aan Word en Excel. Dynamics 365 Business Central zal daarom heel intuïtief aanvoelen voor de medewerkers in uw organisatie. 

Een tweede voordeel van Microsoft is zijn sterke positie in de markt. Microsoft zit, dankzij de vele producten en diensten die het aanbiedt, bovenop alle ontwikkelingen en innoveert continu. Kiest u voor Dynamics 365 Business Central, dan kiest u voor een ERP systeem dat zijn strepen al lang en breed heeft verdiend. DIN Solutions volgt deze ontwikkelingen continu en biedt u tevens periodiek een update van de DIN Food oplossing. Met deze additionele service blijft het ERP-systeem van DIN Solutions marktgericht, op een duurzame manier. 

Deze doorontwikkeling brengt daarnaast nog een voordeel met zich mee voor uw medewerkers: doordat we in kleine stapjes het pakket vernieuwen en uitbreiden, hoeft u uw medewerkers niet in te werken op nieuwe functionaliteiten. Zij groeien mee met het pakket. 

Onze klant Mediterra zei over dit duurzame concept: "DIN staat open voor nieuwe ideeën en suggesties. Ze trachten het pakket voortdurend te verbeteren op basis van vragen en opmerkingen uit de praktijk. Bij versie updates stellen zij deze verbeteringen voor elke DIN klant ter beschikking." Ook over de samenwerking is Mediterra erg tevreden: "De samenwerking met DIN is tot op heden prima verlopen. De mensen zijn vriendelijk, behulpzaam en ter zake kundig."

5. Denk breed, implementeer smal 

DIN Solutions heeft een projectaanpak die met onze vele jaren ervaring en dagelijkse werkzaamheden is geperfectioneerd. De implementatie van DIN Food kent vier fases, te weten:

  1. Opstartfase
  2. Situatieanalyse
  3. Realisatiefase
  4. Go-Live fase

Na de Go-Live fase wordt de initieel overeengekomen implementatie afgesloten en kan DIN Solutions aansluitend, of in een later stadium, naar wens vervolgfases uitvoeren.

In de opstartfase bepalen we samen de scope van het project. Ook stellen we het projectteam samen. DIN Solutions biedt een projectmanager aan, die samen met de projectleider uit uw team de implementatie in goede banen zal leiden. 

Het is belangrijk dat u goed doordacht een eigen projectleider aanstelt. Dit moet iemand zijn met aandacht voor de betekenis die de software gaat hebben op uw bedrijfsprocessen - een impact die we eerder in dit artikel al aanhaalden. 

Echter is het net zo belangrijk voor de projectleider om zicht, gevoel en grip te hebben op de menselijke kant. De implementatie gaat namelijk veranderingen meebrengen voor uw medewerkers. Het zal impact hebben op zowel het soort werkzaamheden, als de manier waarop dit werk gedaan wordt. Deze aanpassingen voor uw medewerkers mogen niet vergeten worden in het implementatieproject. 

Onze projectleider zal ervoor zorgen dat we breed naar uw organisatie kijken en die geïntegreerde aanpak vanaf dag één hoog houden. Echter zorgen wij er ook voor dat het project overzichtelijk en behapbaar blijft. Niet alles hoeft tegelijk. 

Door de scope in eerste instantie beperkt te houden voorkomt u een enorm groot, complex en tijdrovend implementatie project. Daardoor kunt u daarnaast sneller genieten van de eerste winsten en overbelast u uw eigen organisatie niet. En daarna heeft u alle gelegenheid om het systeem verder uit te breiden en uit te bouwen.

De vier fases voor uw organisatie

Iedere implementatie is uniek - want iedere organisatie is uniek. Heeft u interesse in een voorbereidende business analyse? Of wilt u weten hoe de vier fases van implementatie er uitzien voor uw organisatie? Wat u vooraf al kunt voorbereiden en wat u aan tijd moet vrijmaken voor het daadwerkelijke implementatieproces? En na hoeveel tijd de Go-Live fase bij uw organisatie afgerond kan worden? 

Ga vrijblijvend met ons in gesprek! We geven u graag meer inzicht in onze projectaanpak en hoe die voor uw organisatie passend gemaakt wordt.

Branches: 
Food en Horeca groothandel
Versverwerking
Receptuurgeoriënteerde producenten
Maaltijdservice