6 tips voor een succesvolle ERP implementatie in de drankenindustrie

Geplaatst op 16 november 2020 in Blog, Software, Strategie.

De drankensector kent nogal wat belangrijke data. Van product- en commerciële data, gegevens voor de douane in verband met accijnsverantwoording tot logistieke en (retour)emballage data - het is voor u als organisatie in de drankensector belangrijk om die informatie centraal te bewaren en bewaken. Een ERP systeem biedt daarvoor de oplossing. Bent u toe aan een (nieuw) ERP? Maar weet u nog niet goed hoe of wanneer? In dit artikel komt u erachter of uw organisatie klaar is voor de implementatie van een (nieuw) ERP-systeem en wat u van het implementatieproces mag verwachten. Want alhoewel een goed geïmplementeerd ERP-systeem heel veel mogelijkheden biedt, in tijds- en kostenbesparing, eist het ook inzet en verandering van uw bedrijf.

Waarom een implementatie slaagt of mislukt

Iedere organisatie in de drankensector kent werkprocessen. Die processen en de informatie die daarmee gepaard gaat, worden ergens opgeslagen. Misschien houdt u data nu bij in Excel files of via verschillende softwarepakketten, wellicht heeft u een verouderd ERP pakket dat niet meer voldoet aan uw wensen. Wat uw situatie nu ook is, het wordt tijd voor een nieuw ERP. Eén die is toegespitst op uw wensen en eisen als bedrijf in de drankensector.

Dat is geen beslissing die u zomaar maakt. Natuurlijk steekt u tijd in het bekijken, vergelijken en selecteren van verschillende mogelijke ERP oplossingen. Zo gauw u uw keuze heeft gemaakt, begint de implementatie.

Sommige bedrijven verwachten dat de software partner het ERP-systeem installeert, uw werkprocessen in de software zet, uw medewerkers traint en u inzicht biedt in de mogelijkheden van het systeem.

Dat klopt. Echter is dit slechts circa 30% van de implementatie en precies het knelpunt waardoor sommige ERP implementaties niet de ROI (Return On Investment oftewel hoe uw investering zich terugbetaalt in voordelen en besparing in kosten en tijd) brengt die u mag verwachten. Uw bestaande werkprocessen klakkeloos automatiseren vraagt namelijk in de regel om onnodig veel uitzonderingen, (duur) maatwerk en het overnemen van verouderde processen die vooruitgang in de weg zitten.

Wilt u een succesvolle implementatie? Dan heeft u een partner nodig die niet alleen het ERP-systeem inricht, maar u door de hele reis begeleidt - en erna. Een partner die kennis heeft van uw branche, die helpt bij het structureren en organiseren, maar die u ook wijst op verouderde elementen of knelpunten in uw huidige processen.

Zo wordt niets onnodig geautomatiseerd en heeft u een schoon systeem, met logische werkprocessen en alleen juiste data. En dat zorgt voor veel besparing. Lees in onze artikels hoe een goed ingericht ERP zowel besparing kan opleveren in kosten, als in tijd.

Met deze 6 tips zorgt u ervoor dat uw ERP implementatie een groot succes wordt en u het meeste uit uw nieuwe systeem haalt.

1. Nieuw systeem? Nieuwe werkwijze.

Als u in uw implementatie uitgaat van de bestaande werkwijzen en systemen, haalt u niet het meeste uit uw ERP-systeem - en ook niet uit uw organisatie. De snelheid waarop de wereld van vraag en aanbod verandert, eist ook van u dat u meegaat in de ontwikkelingen.

Vraag en aanbod wordt tegenwoordig door de zogenaamde Digitale Transformatie op geheel andere wijze samengebracht en bestaande business modellen, en daarmee ook processen, staan onder druk. Er zijn inmiddels voorbeelden te over. Zo bent u vast op de hoogte van de rol die Bol.com aan het nemen is in de drankensector. Bol verkoopt wijn, bier, sterke dranken en koffie via partners. Zo hoeft de Nederlandse internetgigant zelf geen voorraad te hebben om toch een plek op de drankenmarkt te claimen. Het aanbod breidt zich ondertussen steeds verder uit.

Hetzelfde geldt voor Vivino, een grote aanbieder van wijnen via internet en de bekende Vivino app. Vivino is een plek waar mensen wijnen kunnen vinden, beoordelen, maar ook direct kopen. Via partners biedt Vivino wijnen van verkopers over de hele wereld aan, geheel ingespeeld op de wensen van de consument.

Deze ontwikkelingen zullen dus meer en meer een rol gaan spelen in de drankenbranche en  vereisen meestal aanpassing van bestaande werkwijzen en systemen om daar in mee te gaan. Uw ERP-systeem kan hier perfect op aansluiten - mits u kiest voor een ERP partner die uw sector kent en duurzaam inspeelt op deze ontwikkelingen.

2. Een goed begin (en juiste partner) is het halve werk

Een ERP implementatie is voor uw organisatie natuurlijk geen dagelijkse kost. Dat is het voor ons wel. Met onze jarenlange kennis en ervaring in food en dranken hebben we een doelgerichte aanpak ontwikkeld. We starten met uw organisatie en kijken wat er wel en niet goed in kaart is gebracht. Denk daarbij aan procesbeschrijvingen, procesverloop en documentatie.

Een nieuw ERP systeem begint met een analyse van uw bedrijfsprocessen. Wij helpen u daarbij.

Met onze business analyse krijgt u snel inzicht in de processen die momenteel nog niet aansluiten op het systeem. We achterhalen alle uitzonderingssituaties en kijken kritisch of we deze automatiseren of dat het beter is om een proces aan te passen.

Een voorbeeld uit de praktijk zijn prijsafspraken. In de prijsafspraken die u met uw klanten heeft, kunnen uitzonderingen zitten. Onze ERP oplossing DIN Dranken heeft alle mogelijkheden om uw prijsafspraken te digitaliseren in het systeem: per klant, per klantgroep, per product, met of zonder staffel etc.. Echter kunt u veel tijd besparen en veel van uw werkproces automatiseren door meer eenheid te scheppen in de prijsafspraken. U wilt immers niet heel veel tijd steken in het invoeren en beheren van allerlei aparte prijsafspraken voor slechts enkele klanten. Zorgen voor een uniform prijsafspraken kader waar al uw klanten in ondergebracht kunnen worden, is dan een actie die zich tijdens de implementatie terugbetaalt.

Bij DIN Solutions gaan we daarom altijd terug naar de basis. Hoe dat in de praktijk eruit ziet? Lees hoe we dat succesvol deden voor de professionals van Walraven Sax.

3. Passende systemen bieden passende oplossingen

We benoemden het hierboven al: wilt u een succesvolle implementatie? Dan heeft u de juiste partner nodig, die uw branche kent. Maar u wilt niet alleen een ERP partner die uw sector kent, u wilt ook een ERP-systeem dat is toegespitst op uw dagelijkse werk.

DIN Dranken is een op ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central gebaseerde software oplossing specifiek ontwikkeld voor MKB / KMO bedrijven in de drankensector. Uw sector. En onze software speelt dan ook precies in op uw dagelijkse werkprocessen. We noemen een paar voorbeelden:

Retouremballage

Uw sector heeft veel te maken met retouremballage. Niet alleen op pallets, maar ook op kratten, fusten en zelfs losse flessen zit emballage. Dat wilt u goed registreren en bijhouden. Onze ERP is zo opgezet dat emballage vanaf het eerste moment in uw werkprocessen bijgehouden kan worden, zodat de uiteindelijke administratie veel minder tijd kost. Meer hierover kunt u lezen in ons artikel Hoeveel kunt u besparen met digitale registratie van leveringen, retouren en retouremballage?

Automatische accijnsadministratie

Slaat uw organisatie dranken accijnsvrij op? Dan bent u bekend met alle voorwaarden die gesteld worden aan uw AGP vergunning. Uw administratie en verantwoordingen moeten voldoen aan strenge eisen van de douane.

Vroeger was u hiervoor in de weer met in drievoud opgestelde AGD documenten, tegenwoordig zijn ook al deze processen gedigitaliseerd via EMCS en uw persoonlijk domein bij de douane. U kunt echter, door alle informatie digitaal op te slaan in uw ERP systeem, de communicatie met het EMCS systeem ook automatiseren en optimaliseren. Met onze oplossing bespaart u zelfs 20 tot 50% in tijd.

Integratie met externe webshops zoals Vivino en Bol.com

We benoemden het hierboven al. U wilt een ERP-systeem dat inspeelt op veranderende eisen in vraag en aanbod. Zo wilt u misschien verkopen via Bol.com of Vivino, zonder hier dubbele administraties of veel handwerk in te steken.

DIN Dranken biedt de oplossing. Wij koppelden al eerder klanten met Bol.com en Vivino. We bieden daarnaast een connector aan die uw eventuele Magento webshop koppelt aan het ERP systeem. Ook vanuit Magento zijn er mogelijkheden om producten bij een derde partij, zoals Bol.com, te verkopen. Wordt er iets via Bol.com besteld? Dan kunnen wij ervoor zorgen dat uw systeem automatisch de order importeert en verwerkt. DIN Solutions biedt slimme oplossingen en waar mogelijk klantspecifieke functies, zodat u zo min mogelijk werk hoeft te verrichten voor de beste resultaten.

4. Betrek uw medewerkers

Echter staat goede ERP software niet standaard gelijk aan succes. Uw medewerkers moeten namelijk klaar zijn voor een geïntegreerd systeem. Een nieuw systeem staat namelijk vaak gelijk aan nieuwe werkwijzen. Voor sommige medewerkers zal dit betekenen dat ze juist iets méér handelingen moeten verrichten. Echter zorgt een extra handeling van medewerker 1, voor een veel grotere tijdsbesparing en minder foutgevoeligheid bij medewerker 2.

In de praktijk zien we dit bijvoorbeeld bij de verantwoording van accijnsplichtige goederen. Wellicht werken uw magazijnmedewerkers en/of productiemedewerkers op dit moment met papieren formulieren waarop ze eventuele afwijkingen noteren. Met een ERP systeem digitaliseert u dit proces. Magazijn- of productie-medewerkers moeten dan iets meer tijd steken in het verantwoorden van verliezen met een redencode, zoals bottel verlies, breuk of verdamping. De registratie hiervan kost wellicht meer tijd dan het alleen maar doorgeven van verbruik, maar het maakt de administratie en verantwoording naar de douane veel eenvoudiger.

Door een implementatie niet blindelings uit te voeren, maar medewerkers gedurende het hele proces te betrekken en te wijzen op de organisatiebrede voordelen, zorgen we voor draagvlak en daarnaast voor de benodigde kennis om het systeem vlekkeloos te laten functioneren.

5. Kies een ERP dat intuïtief in gebruik is

Uw medewerkers kijken misschien op tegen een nieuw systeem. Ze kennen hun eigen software nu goed en vinden het lastig om met weer een nieuw pakket te moeten leren omgaan. DIN Solutions werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangevuld met een DIN Dranken oplossing die speciaal gemaakt is voor de drankensector. Microsoft Dynamics 365 Business Central brengt echter z’n eigen voordeel mee. U en uw medewerkers werken waarschijnlijk al sinds het begin van uw computerervaring met software van Microsoft. Denk aan Word en Excel. Dynamics 365 Business Central zal daarom heel intuïtief aanvoelen voor de medewerkers in uw organisatie. 

Een tweede voordeel van Microsoft is zijn sterke positie in de markt. Microsoft zit, dankzij de vele producten en diensten die het aanbiedt, bovenop alle ontwikkelingen en innoveert continu. Kiest u voor Dynamics 365 Business Central, dan kiest u voor een ERP systeem dat zijn strepen al lang en breed heeft verdiend. DIN Solutions volgt deze ontwikkelingen continu en biedt u tevens periodiek een update van de DIN Dranken oplossing. Met deze additionele service blijft het ERP-systeem van DIN Solutions marktgericht, op een duurzame manier.

Deze doorontwikkeling brengt daarnaast nog een voordeel met zich mee voor uw medewerkers: doordat we in kleine stapjes het pakket vernieuwen en uitbreiden, hoeft u uw medewerkers niet in te werken op nieuwe functionaliteiten. Zij groeien mee met het pakket.

Dat leidt tot positieve ervaring. Zo deelde onze klant Wijntransport B.V. met ons: “Niet bijblijven is handel missen. Wij ervaren nu al direct de voordelen van de actuele versie. Onze buitendienst heeft via een tablet real-time toegang tot orders, volumes en prijzen. Door het rolcentrum is de interface voor de gebruiker veel intuïtiever geworden en het koppelen naar andere systemen of websites is nu vele malen eenvoudiger voor ons.”

Een andere klant, Boomsma Distillerderij en Wijnkoperij, deelde die mening: “Wij hebben de upgrade [...] als nagenoeg probleemloos ervaren. Geen grote wijzigingen, er waren slechts een paar kleine aanpassingen nodig. Ook ons maatwerk werkt na de upgrade probleemloos.”

6. Denk breed, implementeer smal

DIN Solutions heeft een projectaanpak die met onze vele jaren ervaring en dagelijkse werkzaamheden is geperfectioneerd. De implementatie van DIN Dranken kent vier fases, te weten:

  1. Opstartfase
  2. Situatieanalyse
  3. Realisatiefase
  4. Go-Live fase

Na de Go-Live fase wordt de initieel overeengekomen implementatie afgesloten en kan DIN Solutions aansluitend, of in een later stadium, naar wens vervolgfases uitvoeren.

In de opstartfase bepalen we samen de scope van het project. Ook stellen we het projectteam samen. DIN Solutions biedt een projectmanager aan, die samen met de projectleider uit uw team de implementatie in goede banen zal leiden.

Het is belangrijk dat u goed doordacht een eigen projectleider aanstelt. Dit moet iemand zijn met aandacht voor de betekenis die de software gaat hebben op uw bedrijfsprocessen - een impact die we eerder in dit artikel al aanhaalden.

Echter is het net zo belangrijk voor de projectleider om zicht, gevoel en grip te hebben op de menselijke kant. De implementatie gaat namelijk veranderingen meebrengen voor uw medewerkers. Het zal impact hebben op zowel het soort werkzaamheden, als de manier waarop dit werk gedaan wordt. Deze aanpassingen voor uw medewerkers mogen niet vergeten worden in het implementatieproject.

Onze projectleider zal ervoor zorgen dat we breed naar uw organisatie kijken en die geïntegreerde aanpak vanaf dag één hoog houden. Echter zorgen wij er ook voor dat het project overzichtelijk en behapbaar blijft. Niet alles hoeft tegelijk.

Door de scope in eerste instantie beperkt te houden voorkomt u een enorm groot, complex en tijdrovend implementatie project. Daardoor kunt u daarnaast sneller genieten van de eerste winsten en overbelast u uw eigen organisatie niet. En daarna heeft u alle gelegenheid om het systeem verder uit te breiden en uit te bouwen.

De vier fases voor uw organisatie

Iedere implementatie is uniek - want iedere organisatie is uniek. Heeft u interesse in een voorbereidende business analyse? Of wilt u weten hoe de vier fases van implementatie er uitzien voor uw organisatie? Wat u vooraf al kunt voorbereiden en wat u aan tijd moet vrijmaken voor het daadwerkelijke implementatieproces? En na hoeveel tijd de Go-Live fase bij uw organisatie afgerond kan worden?

Ga vrijblijvend met ons in gesprek! We geven u graag meer inzicht in onze projectaanpak en hoe die voor uw organisatie passend gemaakt wordt.

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie