DIN Expert Talk: Ketenregistratie via EDI en SSCC

Geplaatst op 18 juni 2020 in Blog, EDI.

We leven tegenwoordig in een informatietijdperk: de rol van data wordt steeds belangrijker, zeker bij de productie, het transport en de distributie van voedingsmiddelen en dranken. Retailers willen hun klanten zo snel mogelijk van zo veel mogelijk product- en aanverwante informatie voorzien. Het gevolg? Een steeds groter eisenpakket voor diegene die over deze informatie beschikt: de toeleverancier. Retailers eisen niet alleen dat toeleveranciers allerlei productdata aanleveren, maar ook dat ze dat op een eenduidige manier doen. Gelukkig is er een oplossing. Met EDI, Electronic Data Interchange, kunnen toeleveranciers op uniforme wijze efficiënt product- en procesdata met elkaar delen. En zo’n oplossing biedt veel meer voordelen voor de gehele ketenregistratie - ook specifiek voor u als toeleverancier. 

Een ‘eis’ van een supermarkt, betekent vaak een grote verandering voor de leverancier

Albert Heijn was in 1973 de eerste supermarkt die op grootschalige wijze productinformatie deelde met haar klanten. In eerste instantie ging het voornamelijk om de voedingswaarde van levensmiddelen. Voor Albert Heijn was dit een relatief kleine stap die onderdeel uitmaakt van de weg naar een status als grootste Nederlandse supermarktketen.

Voor de wereld van transport en distributie bracht deze moderniseringsslag echter een grote verandering teweeg. Als retailer moest Albert Heijn de productinformatie namelijk ergens, liefst centraal vandaan halen. De vraag werd neergelegd bij leveranciers en handelaren in voedsel en dranken, want die hadden de wijsheid in pacht. Sindsdien eisten steeds meer retailers van hun toeleveranciers dat alle mogelijke productinformatie op overzichtelijke en eenduidige manier wordt aangeleverd. 

Informatievoorziening en dataverrijking in een hoog tempo

Tegenwoordig is dit proces van informatievergaring en -deling nog altijd in volle gang. Het tempo waarin de informatievoorziening en dataverrijking vooruitgang boekt, lijkt zelfs te zijn opgeschroefd. Zo moeten voedsel- en drankproducten onder druk van gezondheidsinstanties en de publieke opinie de ingrediënten steeds secuurder op de verpakking noteren en dus delen met de rest van de keten. Ook zijn verschillende supermarkten gestart met de inzet van elektronische prijskaartjes, waarmee de retailers in de toekomst niet alleen sneller en accurater prijsinformatie kan tonen, maar bijvoorbeeld straks producten met een korte houdbaarheidsdatum direct automatisch kunnen afprijzen.

Met digitalisering op naar de oplossing: EDI

Waar Albert Heijn door haar moderniseringsslag steeds beter ‘op de kleintjes kon letten’, wachtte er voor toeleveranciers een grotere uitdaging. Want hoe kunnen toeleveranciers deze data nu op een gemakkelijke manier verzamelen, beschrijven en delen? En hoe doen ze dit allemaal op dezelfde wijze én in een hoog tempo, iets waartoe ze worden verplicht door hun handelspartners? Ten tijde van de eerste ketenregistratie binnen de transport- en distributie-wereld ging dit moeizaam. Nog lang is papier een van de belangrijkste middelen van overdracht geweest.

Gelukkig gaan informatievergaring en digitalisering inmiddels hand in hand. De razendsnelle ontwikkeling van het digitale tijdperk heeft geleid tot een oplossing voor het probleem van de retailers: EDI. In eerste instantie werd dit door de leveranciers verder in de keten gezien als een noodzakelijk kwaad, als een ‘must’ om zaken te mogen doen met de ‘grote jongens’. Inmiddels zien de leveranciers ook de voordelen van standaardisatie en elektronisch berichten verkeer.

EDI, dé standaard voor ketenregistratie en data uitwisseling in de levensmiddelenbranche 

Electronic Data Interchange, ofwel EDI, is tegenwoordig de standaard die wordt gebruikt bij de ketenregistratie van transport en distributie van voedsel en dranken. EDI is een universele elektronische taal (bijvoorbeeld EDIFACT) waarmee toeleveranciers snel en op uniforme wijze verplichte informatie met andere ketenpartners kunnen delen. Van product en ingrediënten data tot digitale pakbonnen en facturen. Door deze werkwijze wordt data in de gehele handels- en distributieketen op dezelfde wijze doorgevoerd. Zo kunnen retailers en leveranciers door heel Nederland – en daarbuiten – via één standaard werken: EDI dus.

De EDI-oplossingen van DIN Solutions

DIN Solutions biedt zijn klanten deze universele elektronische uitwisselingsstandaard aan. Als extra module van Dynamics 365 kunt u de verschillende EDI-oplossingen van DIN Solutions toepassen. Deze EDI modules zijn volledig in Dynamics 365 software van DIN Solutions geïntegreerd. Maakt u gebruik van één of meerdere van onze EDI-modules, dan kunt u hierin efficiënt en vlekkeloos uw EDI-processen reguleren. Wat doen wij voor u aan de hand van EDI?

  1. EDI Verkoop: DIN ondersteunt het gehele GS1 ORDER2CASH proces. Vanaf het digitaal ontvangen en verwerken van de verkooporder (ORDER) tot en met het digitale leveringsbericht (DESADV) en de daarop volgende verkoopfactuur (INVOIC). Ook de digitale ontvangstbevestiging (APERAK) van de order wordt automatisch vanuit Dynamics 365 verzonden. 
  2. EDI Inkoop: via de DIN modules digitaliseert u de inkoop: het digitaal versturen van uw inkooporder naar uw leverancier en het verwerken van de de digitale ontvangstbevestiging (APERAK).
  3. EDI LSP: indien u uw voorraadbeheer aan een Logistical Service Provider (LSP) heeft uitbesteed, kunnen we ook dat proces middels de GS1 standaard berichten ondersteunen. Dit is inclusief het automatisch inlezen en verwerken van voorraadcorrecties.

EDI en GS1-artikelcodes: een geautomatiseerd proces

De EDI oplossingen van DIN Solutions zijn gebaseerd op de GS1 standaarden en dan specifiek op de (door GS1 vastgelegde) Levensmiddelmiddelbranche standaard. 

Indien de gehele keten van grondstof leveranciers via producenten en handelsbedrijven tot en met de retailers van EDI gebruik maken, is er een hoge(re) mate van ketenintegratie. Maakt u gebruik van de DIN EDI oplossingen, dan voldoet u dus aan de internationale standaard die door GS1 is bewerkstelligd en is zakendoen met de grote retailers in binnen- en buitenland binnen handbereik.

SSCC gekoppeld aan EDI-berichten

Ook GS1-verzendcodes zijn gekoppeld aan de EDI-oplossingen van DIN Solutions. Zulke Serial Shipment Container Codes (SSCC) bevatten de unieke informatie van een omverpakking, ook wel een drager genoemd. Nog voordat zo’n drager – mét een uniek SSCC-label,– onderweg is naar de retailer, wordt een EDI-bericht uitgezonden (Despatch Advise, ofwel DESADV) met daarin de volledige tracering-infomatie zoals lotnummer(s) en houdbaarheidsdata van de desbetreffende drager. 

Alles wat de retailer wil weten, is dus af te lezen uit dit EDI-DESADV bericht: van het aantal producten op de drager en het lotnummer tot aan de houdbaarheidsdatum van de producten. Zo kan de retailer deze geautomatiseerde informatie in afwachting van de drager  verwerken en al controleren. Nog voordat de drager arriveert kan hij worden goedgekeurd en bij aankomst direct geaccepteerd. 

De aanvullende dragermodule van DIN Solutions zorgt ervoor dat u uw klanten via de standaard EDI-berichten een vlekkeloze levering kunt bieden, zowel direct vanuit het eigen  ERP-systeem als via een Logistieke Service Provider (LSP-er). 

De concrete voordelen van EDI

Omdat retailers van al hun toeleveranciers eisen dat zij data op eenzelfde manier aanleveren, word je als handelaar in of producent van food en dranken verplicht om EDI te gebruiken. Deze verplichting hoeft echter niet nadelig te zijn. Niet alleen de retailers plukken hier de vruchten van; ook u ondervindt de voordelen van het werken met EDI. Deze voordelen zijn meetbaar zeer concreet en hebben een korte ROI: op korte termijn plukt u de vruchten binnen uw bedrijf.

  • In tegenstelling tot het ‘papieren tijdperk’ vermindert EDI de kans op fouten drastisch. Via de software van DIN Solutions is uw ketenregistratie geautomatiseerd. Productdata en leverings- en voorraadinformatie worden automatisch in het ERP-systeem opgeslagen. Hierdoor worden handmatige invoer en dus ook menselijke fouten tot een minimum beperkt.
  • Doordat er al veel informatie aanwezig is in het systeem en doordat handmatige invoer sterk verminderd wordt, kunt u deze data aanzienlijk sneller uitwisselen. Ook leveringsdocumenten en facturen kunnen sneller worden verwerkt en elektronisch doorgestuurd. Zo heeft u geen gedoe meer met papieren bonnen en facturen die u per post moet verzenden! 
  • Door middel van EDI krijgt u een beter en nauwkeuriger inzicht in uw voorraadbeheer. U heeft meer grip op uw voorraad. 
  • Al deze zaken leveren tijdwinst op en zijn daardoor niet alleen tijd-, maar ook kostenbesparend.
  • Door met EDI te werken verbetert u uw klant-leverancier-relaties aan beide kanten van de keten. Een efficiënte en snelle elektronische registratie en uitwisseling van data is een noodzaak om uw positie als toeleverancier binnen de handelsketen te versterken. Met EDI kunt u een doeltreffende werkwijze garanderen en versterkt u de handelsrelaties met uw klanten in de retailsector.

Extra mogelijkheid bij DIN Solutions: EDI voor uitbestede logistiek

Er zijn bedrijven in food en dranken die hun logistiek uitbesteden aan logistieke service providers (LSP). Vaak gaat de elektronische data-uitwisseling met deze logistieke dienstverleners moeizaam, omdat zij nog moeite hebben met het gebruik van EDI. Kiest u voor de EDI-module van DIN Solutions, dan wordt dit probleem ondervangen. DIN Solutions heeft EDI voor uitbestede logistiek volledig uitgekristalliseerd. Hierdoor heeft u het voordeel dat u ook gebruik kunt maken van EDI wanneer u handelt met klanten die hun logistiek overlaten aan logistieke service providers.

Voorwaarts én achterwaarts traceren met EDI

Een handelsketen lijkt éénrichtingsverkeer: van het beginstation, naar de leverancier, naar het eindstation (de retailer). Het supply chain management en daarmee ook het EDI-proces van veel bedrijven is gericht op deze voorwaartse beweging. Hiermee ondervangen ze echter niet de mogelijkheid dat er in een gepasseerd stadium van de keten fouten kunnen zijn ontstaan en die terug in de keten kunnen traceren (recall). 

Met de EDI-module van DIN Solutions ondervangt u dit probleem wél. Wij geven u namelijk de mogelijkheid om een levering en al haar specificaties zowel voorwaarts als achterwaarts te traceren. Mochten er in een eerder stadium fouten zijn gemaakt, dan zijn deze eenvoudig te ontdekken en te verhelpen. Vooral wanneer er sprake is van een Recall kan door deze gelegenheid van achterwaartse tracering snel en effectief gehandeld worden. 

EDI is niet alleen een noodzaak om met retailers te mogen handelen, maar is ook een belangrijk middel om in aanmerking te komen voor een ISO-certificering. Hiermee voldoet u aan een kwaliteitsnorm die veel bedrijven van hun klanteneisen.

Verkoop- én inkooporders verwerken via EDI

Met de EDI-module EDI Inkoop van DIN Solutions beschikt u over de mogelijkheid om ook inkooporders vanuit uw systeem te versturen. Bij de inkoop van goederen kunt u leveranciers via EDI een geautomatiseerde inkooporder toezenden. De betreffende leveranciers kunnen deze inkooporder bevestigen. Voor u betekent dit minder handmatig werk om de inkooporder op de een of andere manier bij de leverancier te krijgen. Daarnaast is deze werkwijze veel minder foutgevoelig en worden data in de gehele keten gedeeld.

Introduceer EDI bij uw leverancier

Heeft u uw leveranciers kennis laten maken met EDI, dan kunt u steeds meer data van hen vragen; zelf hoeft u daardoor steeds minder aan dataverrijking te doen. Bovendien is het ook voor de primaire leveranciers zeer interessant om met EDI te werken. Ook zij versterken hiermee hun handelsrelaties. Is uw supply chain management verrijkt met EDI, dan is de kans groot dat ook úw leveranciers in de taal van EDI gaan spreken. Zo kan de handelsketen ten volle worden geoptimaliseerd. Te weinig dataverrijking ten behoeve van informatie aan de consument en lege schappen in crisistijd behoren dan tot het verleden. Een universele taal is immers pas een universele taal als echt iedereen hem spreekt.

DIN Solutions als vertaler van een universele taal

Bent u zelf nog niet thuis in de wereld van EDI, of wilt u meer weten over onze een van onze EDI-modules? Dan helpen wij u graag om kennis te maken met deze ‘universele taal’ binnen de levensmiddelenbranche keten! Neem vrijblijvend contact op met een van onze accountmanagers.

 

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie
Food en Horeca groothandel
Versverwerking
Receptuurgeoriënteerde producenten
Maaltijdservice