DIN Expert Talk: Kosten besparen in de drankensector met ERP

Geplaatst op 02 oktober 2020 in Accijns & EMCS, ERP, Strategie.

De drankensector is een grillige markt. Marges staan onder druk en de corona crisis  heeft een flink gat geslagen in de volumes naar het horeca kanaal. Daarentegen groeide de afzet naar retail en slijters bovengemiddeld omdat de consument meer thuis is gebleven en daar zichzelf trakteerde op mooie dranken. De wet- en regelgeving verscherpt, eisen van inkopers veranderen, er zijn veel innovaties op concept- en productgebied en er is online trends zetten versterkt door. Kortom: veel veranderingen, in een steeds hoger tempo. Dat kritisch kijken naar interne processen en de verbetering ervan niet op een eerste plek staat, is logisch. Of toch niet? Want juist een duurzaam ERP systeem bespaart. In tijd, zoals we in dit artikel uitleggen, maar zeker ook in kosten.

Heeft u bedrijfssoftware, een boekhoudapplicatie of een ERP systeem dat verouderd is? Of werkt u nog met vele Excel bestanden, meerdere applicatie databases of zelfs papieren dossiers? Dan is de kans groot dat huidige processen binnen uw bedrijf op dit moment onpraktisch en inefficiënt zijn, of op z’n minst toe zijn aan verbetering. Of u nu een producent, importeur of handelaar bent - u kunt kosten besparen met duurzame digitalisering. We geven u vier voorbeelden.

1. Tijd is geld

Bespaart u tijd? Dan bespaart u op lange termijn ook kosten. Met de DIN Dranken ERP oplossing kunt u belangrijke informatie van al uw bedrijfsafdelingen in één systeem integreren. Die bundeling van systemen zorgt voor veel optimalisaties in werkprocessen, vergemakkelijkt interne communicatie en vergroot overzicht. 

Uw effectiviteit wordt verhoogd en werknemers kunnen veel efficiënter werken, waarmee u veel tijd wint. Die tijd kunt u vervolgens steken in andere onderdelen van uw bedrijf, zoals groei of betere service, waardoor u meer omzet kunt draaien.

Ons ERP systeem is toegespitst op de drankensector en is ingericht om tijd te besparen op uw specifieke processen. In dit artikel zetten we een aantal voorbeelden op een rij.

2. Minder systemen = minder kosten

Een ERP biedt alle functionaliteiten van systemen die u nu wellicht los afneemt. Denk aan administratie, inkoop, verkoop, voorraadbeheer, productie, relatiebeheer, bonus management, emballage registratie en het beheer van accijnzen. 

Een ERP vangt al die functionaliteiten in één systeem - waardoor u afscheid kunt nemen van huidige software en de kosten die daarmee gepaard gaan. Dit geldt natuurlijk zowel voor eventuele directe kosten, zoals updates of licentiekosten, maar ook indirecte kosten. Denk hierbij aan support, updates en administratiekosten van de losse softwarepakketten. 

Voor onze klant Right Spirits hielp dit enorm: “Na livegang hebben we veel meer finetuning van de processen en wordt het inkoopproces versimpeld. We hadden voorheen drie software eilanden die op zich draaiden. Nu hebben we één geïntegreerde filosofie met gecentraliseerde data. Dat moet qua reporting en inzicht ook beter gaan.”

3. Leverbetrouwbaarheid verbeteren

In een ERP registreert u gegevens die leiden tot real-time inzicht in uw voorraden en productbeschikbaarheid. Uw verkoopprocessen bieden dan inzicht in wat u direct kunt leveren en toezeggen, alsook wanneer backorders uitgeleverd kunnen worden. 

U heeft direct totaal inzicht in alle informatie en uw klant wordt verzekerd van een juiste levering. Hierdoor zien we dat retourorders afnemen. Zo bespaart u niet alleen kosten in retouren, maar werkt u ook aan de klanttevredenheid.

Dit is voor United Dutch Breweries een van de belangrijkste functionaliteiten van DIN Dranken: “Klanttevredenheid is voor ons van groot belang. Onze klant verwacht zijn bestelde goederen in de juiste aantallen en met de juiste data. Dit kunnen we alleen realiseren door middel van een goed en betrouwbaar scan- en software systeem. Dankzij een geïntegreerde scanoplossing met DIN Dranken hebben we nu een waterdichte controle tussen hetgeen besteld is en wat daadwerkelijk is afgeleverd.”

4. Minimaliseren deadstock en derving

Voor uw bedrijf is een zo klein mogelijke voorraad het beste voor uw kosten. Natuurlijk wilt u wel altijd aan de vraag van uw klanten kunnen voldoen.

Echter zijn hoge voorraden risico’s voor incourantie en kapitaalbeslag  Deadstock stapelt zich op, wat gelijk staat aan weggegooide investering. De omloopsnelheid vertraagd. Zo kost voorraad u geld. Met een ERP systeem kunt u beter de perfecte balans in uw voorraadposities vinden. 

We zien daarnaast vaak in de drankensector dat er geen THT lijsten worden bijgehouden. Seizoensproducten, zoals bokbieren met een korte houdbaarheid en beperkte verkoopperiode, kennen daardoor een hoge derving. 

Derving door het overschrijden van THT data kan voorkomen worden door te werken met partijregistratie. Vooral bij seizoensproducten en kort houdbare items is de wens om verkopers inzichtelijk te maken welke voorraad tegen de houdbaarheidsdatum aanloopt. Zij kunnen deze voorraad dan al dan niet tegen een aangepaste prijs aanbieden. Het sales team kan dan uitgerust worden met een actueel overzicht op aflopende THT.  

Een intensief werkje als uw systeem niet voorziet in partijregistratie en u in het magazijn moet gaan inventariseren welke THT er staan.

5. Papierwerk digitaliseren

Veel van onze klanten doen, voor de ERP integratie, veel van hun werkzaamheden nog op papier. Denk bijvoorbeeld aan facturen die handmatig, via de post, verzonden worden. Of emballages, inkomend en uitgaand, die bijgehouden worden. 

Al deze processen automatiseren we in DIN Dranken - waardoor u veel meer inzicht heeft, er minder fouten worden gemaakt, maar u ook veel kosten bespaart. Bijvoorbeeld in printen en frankeren. 

Een groot voordeel dat onze klant Thiessen Wijnkopers al snel voelde. Tim Janssen, Bedrijfsleider, merkte in het begin van het optimalisatieproces al dat ze dankzij de ondersteuning van DIN Dranken diverse processen efficiënter kunnen uitvoeren: "We hebben onze documentenstroom gestroomlijnd door het papierwerk te digitaliseren. Door alles digitaal op te slaan besparen we op het print- en kopieerwerk. Dit vraagt wel om een verandering in de mindset van onze medewerkers. Mensen zijn gewend om alles op papier te doen. Met gevolg dat we ieder jaar twee grote kasten met zo’n 60 klappers met documenten konden vullen. Een enorme kostenpost als je bedenkt dat we voor iedere aangemaakte order ongeveer zes velletjes papier uitprintten. Nu is alles op het gebied van klant-, leveranciers- en afsprakenniveau digitaal beschikbaar via DIN Dranken."

Is een (nieuw) ERP de investering waard?

Een ERP implementatie brengt kosten met zich mee. U kunt echter deze kosten zo duurzaam mogelijk doen. DIN Solutions werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central: een groot systeem dat bovenop alle ontwikkelen zit en continu innoveert. Het is een ERP systeem dat zijn strepen al lang en breed heeft verdiend.

Een groot voordeel van dit systeem is daarnaast het feit dat het een Cloud oplossing is. U hoeft dus geen grotere investering te doen in servers of hardware. Alles wordt veilig opgeslagen in de Microsoft Cloud. 

Onze klant Right Spirits zit bijvoorbeeld met DIN Dranken in de Cloud: “Steeds meer oplossingen zijn cloudgebaseerd, dus dit leek voor ons een logische keuze. Uiteindelijk vinden wij dat ook interessanter. We kunnen gewoon met een tablet op pad gaan en alle benodigde informatie inzien en delen. Dat plaatsonafhankelijk werken verdient echt onze voorkeur.”

Flexibel in mogelijkheden

DIN Solutions heeft een uniek concept ontwikkelt waarmee uw organisatie het meeste uit die innovaties van Microsoft Dynamics kan halen. Bij DIN Solutions koopt u namelijk niet één keer een softwarepakket dat langzaam verouderd, maar investeert u in een duurzame oplossing. 

Dat doen we onder andere met ons DIN Life Cycle Service concept waarbij we uw DIN Dranken oplossing periodiek updaten met de laatste ontwikkelingen van zowel Microsoft als DIN Solutions. 

Financieel manager van Boomsma Distilleerderij - Wijnkoperij zei hierover: “Vaarwel zware upgrades! Wij hebben de upgrade als nagenoeg probleemloos ervaren. Geen grote wijzigingen, er waren slechts een paar kleine aanpassingen nodig. Ook ons maatwerk werkt na de upgrade probleemloos. De upgrade heeft ons nu slechts 10 uur testtijd gekost. Nu is het zaak om bij te blijven en ons te focussen op de business. Vanaf nu zijn we aangekoppeld, dus laat die trein maar gaan.”

U heeft hiermee een flexibele Cloud oplossing tot uw beschikking, die meegroeit met uw organisatie. Uw ERP systeem gaat zo veel langer mee. Dankzij de updates, blijft u volledig en actueel uitgerust om de markt te volgen. Het op deze manier periodiek updaten van uw pakket kost daarnaast veel minder tijd, en dus kosten. 

Wilt u meer weten over ons Life Cycle concept? Lees het hier. 

Krijg inzicht in uw ROI!

Is uw ERP systeem verouderd? Of werkt u nog met papieren documenten, losse Excel bestanden en verschillende Access databases? Dan werkt u nu met inefficiënte processen. Daar zijn zichtbare kosten aan verbonden, die we in dit artikel op een rij hebben gezet. Maar er zijn ook vele onzichtbare kosten aan verbonden. Die kosten zijn misschien minder makkelijk inzichtelijk te maken dan een offerte voor een implementatie. Toch weet u dat deze inefficiënties u extra kosten opleveren. 

Wij helpen u graag om dit te kwantificeren. Met de DIN ROI Calculator geven we u in één afspraak direct inzicht in de kosten in tijd en budget die u nu heeft en wat automatisering via DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central u zou besparen. 

Maak direct een vrijblijvende afspraak! 

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie