DIN Expert Talk: Tijd besparen in de drankensector met ERP

Geplaatst op 16 november 2020 in Accijns & EMCS, Blog, Strategie.

De drankensector is een grillige markt. Marges staan onder druk en de corona crisis  heeft een flink gat geslagen in de volumes naar het horeca kanaal. Daarentegen groeide de afzet naar retail en slijters bovengemiddeld omdat de consument meer thuis is gebleven en daar zichzelf trakteerde op mooie dranken. De wet- en regelgeving verscherpt, eisen van inkopers veranderen, er zijn veel innovaties op concept- en productgebied en er is online trends zetten versterkt door. Kortom: veel veranderingen, in een steeds hoger tempo. Dat kritisch kijken naar interne processen en de verbetering ervan niet op een eerste plek staat, is logisch. Of toch niet? Want juist een duurzaam ERP systeem bespaart. In kosten, maar vooral in tijd. Vooral omdat u met een duurzaam systeem in staat bent om elke marktontwikkeling te volgen.

Heeft u bedrijfssoftware, een boekhoudapplicatie of een ERP systeem dat verouderd is? Of werkt u nog met vele Excel bestanden, meerdere applicatie databases of zelfs papieren dossiers? Dan is de kans groot dat huidige processen binnen uw bedrijf op dit moment onpraktisch en inefficiënt zijn, of op z’n minst toe zijn aan verbetering. Of u nu een producent, importeur of handelaar bent - uw bedrijfsvoering wordt inzichtelijker, efficiënter en minder tijdsintensief met duurzame digitalisering. U bent hiermee toekomstbestendig.

Hogere efficiëntie én effectiviteit met een geïntegreerde oplossing

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit betekent dat ERP software belangrijke informatie uit verschillende afdelingen en processen in één systeem bundelt en centraliseert.

Maar een ERP systeem werkt pas echt goed, als de software en de leverancier ervan toegespitst zijn op uw eigen branche: de drankensector. Dat is DIN Dranken: een softwarepakket, gebaseerd op Dynamics 365 Business Central, dat speciaal is ontwikkeld voor de drankensector.

DIN Dranken biedt 360 graden klantinzicht, betalingsachterstand, leegloop en assortiment verlies voorraadbeheer, accijns registratie en koppeling met de douane, inkoop, verkoop, klantenservice en financiële administratie. Dat zorgt voor meer efficiëntie.

DIN Dranken software voorkomt eilandautomatisering. In plaats van verschillende software applicaties, is alles in één omgeving samengebracht. Dit voorkomt kritische inefficiënties als:

  • dubbele invoer van gegevens
  • zoekwerk in verschillende systemen
  • foutgevoelige koppelingen tussen de applicaties 
  • slechte interne communicatie 
  • omslachtig gebruik 
  • beperkt inzicht in de organisatie 
  • veel afstemmingen intern

Met DIN Dranken heeft u altijd volledig inzicht in de hele organisatie en haar performance, op ieder moment. Dat is belangrijk. Want gaat er bij één afdeling iets fout, dan krijgt de hele bedrijfsvoering ermee te maken. Omdat onze ERP afdelingsoverstijgend is, biedt het inzicht waar in het bedrijf de knelpunten zitten.

Inzicht dus, waarmee u procedures en workflows kunt optimaliseren en zo de effectiviteit en efficiëntie van werknemers en administratieve processen kunt verbeteren.

Voorbeeld uit de praktijk

Melger’s Dranken als specialist in craftbier maakte een enorme groei door en merkte al gauw dat de systemen die ze tijdens die groei aan elkaar hadden geknoopt, de dagelijkse werkzaamheden enorm belemmerden. Zo werd de voorraad niet goed bijgehouden en ontbrak het aan inzicht.

Met DIN Dranken kon Melger’s Dranken gestructureerd en meer digitaal gaan werken net zoals de grotere leveranciers uit de markt, maar alles stap voor stap. Door de processen van alle afdelingen  te bundelen in een systeem in combinatie met hun rapportagetool is er in één oogopslag inzicht  in bijvoorbeeld wat ze daadwerkelijk per klant verdienen, wat een klant afneemt en wat niet meer en wat de uiteindelijke winstmarge is. “Dat inzicht helpt om bepaalde strategische keuzes te maken. Dat is voor mij het allergrootste pluspunt.” aldus Toby Raamsveld, Hoofd Financiën van Melger’s Dranken.

Lees hier meer over de Melger’s Dranken implementatie.

ERP software voor de drankensector

Een toegespitste ERP oplossing als DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central, automatiseert precies de processen die voor u relevant zijn. We leggen een aantal functionaliteiten uit. Wilt u snel overzicht van de mogelijkheden van DIN Dranken? Kijk dan hier.

1. Digitaal factureren

Gaan uw facturen nog handmatig, via de post, de deur uit? Dan is digitaal factureren een manier waarop u snel veel tijd kan besparen. Het DIN Dranken ERP systeem houdt bij welke klanten welke orders insturen en kan dus automatisch op het juiste moment een verkoopfactuur uitsturen. Ook als uw klant werkt met maandfacturaties. Dit is een eenvoudige setting die u aangeeft waarbij het systeem alle orders van een maand bundelt in een verzamelnota en die automatisch verstuurt nadat de maand is afgerond. U hoeft geen tijd meer te steken in envelopperen en bespaart op frankeringskosten.

Uw klanten zijn hier ook mee geholpen: waarschijnlijk vragen zij al om digitale facturen. Digitale facturering zorgt zo voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

2. Inkomende factuurverwerking

Ook inkomende factuurverwerking wordt vergemakkelijkt. Een factuur van de leverancier wordt eenvoudigweg gescand en automatisch geboekt - deze kan namelijk gekoppeld worden aan de inkooporder of de kostenrekening.

Goedkeuring en controles verlopen digitaal en bijna automatisch, wat uw organisatie veel papierwerk bespaart. Het automatiseren van inkomende factuurverwerking levert op die manier al snel een halve of hele FTE aan tijdsbesparing op bij de crediteurenadministratie.

3. Automatische emballage registratie en Proof of Delivery App

Het bijhouden van emballages, zowel inkomend als uitgaand, is vaak een tijdrovend en foutgevoelig papieren registratieproces. Een standaard ERP systeem biedt hier geen oplossing voor. DIN Dranken wel.

Bij de orderverwerking worden de emballage artikelen automatisch ingezet en gekoppeld aan het eindproduct. Met de Proof of Delivery App worden emballage retouren registratie in DIN Dranken zeer eenvoudig direct bij aflevering vastgelegd door de chauffeur. De klant tekent digitaal en meteen wordt de levering per email bevestigd. Bij sleutelklanten is het mogelijk om een foto van de meegenomen emballage vast te leggen als bewijsstuk.

Het systeem genereert de emballage retourregels zelf, waardoor u geen handmatig bonnenwerk meer hoeft te doen bij terugkomst van de chauffeur. Aan de hand van de aflaadlijst weet het systeem wat de chauffeur per route terugbrengt in het magazijn. U kunt vervolgens de verkooporder inclusief emballage retouren meteen verwerken en direct factureren.

4. Prijsafspraken en bonus management

De drankensector kent veel verschillende commerciële prijsafspraken. Alle prijsafspraken kunnen in DIN Dranken worden vastgelegd en beheerd: per hoeveelheid, gestaffeld per klantgroep of artikelgroep en zelfs per klant. Met de Rapid Start Service functionaliteit kunt u eenvoudig en snel de lopende prijsafspraken wijzigen. U downloadt alle gegevens in een Excel lijst, wijzigt de prijzen met een percentage of hoe u wilt en schrijft dit terug naar het systeem. Dit kan ook vooruit gepland worden, waardoor u eerder in het jaar al de prijswijzigingen in het systeem kunt zetten die 1 januari van het nieuwe jaar in moeten gaan. Tevens kunt u nieuwe prijslijsten van leveranciers op dezelfde wijze doorvoeren.

Daarnaast kent de drankensector bonussen die achteraf uitgekeerd worden met mogelijke bijdragen vanuit brouwers. Deze verkoopbonussen kunnen wisselen op basis van volumes, aantallen of staffels. Veel van onze klanten hielden deze bonussen bij in Excel sheets. Onoverzichtelijke en tijdrovende administratieve processen, die makkelijk in ons ERP systeem op te vangen zijn.

De hele administratieve last van bonussen, bonusuitkeringen en leveranciersbijdragen kunnen integraal beheerd worden in DIN Dranken. Alleen al de bonus afrekening bespaart onze klanten wel 2-5 volle dagen werk per jaar (afhankelijk van het aantal klanten met bonusafspraken).

5. Accijnsadministratie & EMCS

Accijnsvergunninghouders dienen voor accijnsgoederen een deugdelijke accijns administratie te voeren. Een accijnsadministratie en de accijnsaangiften zijn voor veel organisaties binnen de drankensector een tijdrovende bezigheid. Het vastleggingsproces moet vooraf geaudit zijn door de douane.  Het volledige registratieproces van accijnsadministratie en douane aangiften kan geautomatiseerd worden in DIN dranken. Met één druk op de knop berekent u de maandelijkse of kwartaalaangifte voor de douane.

Voor klanten met hoge volumes biedt DIN Dranken een systeemkoppeling met het EMCS systeem van de douane. Elke zending die vanuit uw AGP vertrekt of ontvangen wordt in uw AGP (vergunning accijnsgoederenplaats) automatisch gekoppeld aan het EMCS systeem. Uw EMCS aan en afmeldingen gaan via ons ERP automatisch en helemaal system to system in plaats van handmatig via de portaal.

Dit bespaart u veel tijd, omdat u niet voor elke verkooporder elke keer de artikelgegevens zelf hoeft op te zoeken en in te voeren in het persoonlijke domein; de portal van de belastingdienst.

Lees hier meer over accijnsadministratie met EMCS.

6. Digitalisering op de werkvloer

Alle dranken die geproduceerd of verplaatst worden, inkomend of uitgaand zijn, moet u registreren. Alleen zo kunt u uw voorraad goed bijhouden en aan de kwaliteitseisen voldoen.

Dit kan met papieren lijsten, die geprint, ingevuld en overgenomen moeten worden. Een tijdrovend proces met veel nadelen:

  • traag en intensief werkritme 
  • productinformatie is onnauwkeurig 
  • slecht inzicht in overschotten of tekorten van voorraad 
  • geen actueel inzicht in voorraadbeheer 
  • geen of zeer beperkt inzicht in magazijnlocaties 

Magazijn & scanning
Met barcodescanning worden producten gescand bij ontvangst of bij orderpicking. Uw magazijnmedewerkers zien digitaal direct wat ze moeten picken en in welke volgorde en verwerken hun werkzaamheden via een scanner. 

Scannen of registreren in het magazijn biedt voordelen als dit direct is geïntegreerd met DIN Dranken dit ervoor zorgt dat de informatie juist verwerkt wordt en de papierstroom geëlimineerd. Zo krijgt u:

  • real-time inzicht in uw voorraad
  • grote foutreductie doordat gegevens niet meer handmatig worden overgenomen 
  • de mogelijkheid om controles en validaties in te bouwen in het scan- of registratieproces 

THT en derving 
Derving door het overschrijden THT data kan voorkomen worden door te werken met partijregistratie. Vooral bij seizoensproducten en kort houdbare items is de wens om verkopers inzichtelijk te maken welke voorraad tegen zijn houdbaarheidsdatum aanloopt, zodat zij deze voorraad kunnen aanbieden al dan niet tegen een aangepaste prijs. Het sales team kan dan uitgerust worden met een actueel overzicht op aflopende THT.

Een intensief werkje als uw systeem niet voorziet in partijregistratie en u in het magazijn moet gaan inventariseren welke THT er staan.

7. Dashboards en 360 graden klantinzicht

Met onze slimme dashboards kan uw buitendienst real-time inzicht krijgen in alle informatie die relevant is voor een salesgesprek. Denk hierbij aan de betalingsstatus, orderstatus, leegloop en assortimentsverlies, aantal geleverde producten, voorraadstanden en meer. Uw buitendienst bespaart zo veel tijd in de voorbereiding voor het gesprek daarnaast voorkomt het veel telefoonverkeer met de binnendienst.

Ook na het gesprek is dit het geval. Uw buitendienst slaat bezoekverslagen direct op in het systeem. En dat op elke plek en elk device.

Ook de binnendienst wordt zo werk bespaart, want die zien direct alle informatie centraal. Geen telefoontjes of papieren verslagen, wel inzicht in de taken en kansen voor uw organisatie. 

Een goudmijn voor management

Die dashboards zijn niet alleen voor uw salesteam een enorme winst. Ons ERP biedt namelijk inzicht in alle informatie uit al uw processen. Dat zorgt voor een rijke databron, waaruit u eenvoudig belangrijke managementinformatie kunt ophalen.

Omdat te veel data kan zorgen dat u de door de bomen het bos niet meer ziet, kan DIN Solutions u ook hierin ondersteunen. Met onze gebruiksvriendelijke software kunt u eigen dashboards genereren die precies inzicht geven in uw praktische vragen. Om u een soepele start te bieden, krijgt u toegang tot onze speciaal ontwikkelde starterskit.

De data wordt vormgegeven in dashboards en grafische weergaven die in één oogopslag direct duidelijkheid bieden. Zo wordt een vraag als “welke effecten hebben de seizoenen op de vraag en het aanbod van een bepaald product?” snel beantwoord en kan uw bedrijf juist acteren.

Is een (nieuw) ERP de investering waard?

Een ERP implementatie brengt kosten met zich mee. U kunt echter deze kosten zo duurzaam mogelijk doen. DIN Solutions werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central: een groot systeem dat bovenop alle ontwikkelen zit en continu innoveert. Het is een ERP systeem dat zijn strepen al lang en breed heeft verdiend.

Een groot voordeel van dit systeem is daarnaast het feit dat het een Cloud oplossing is. U hoeft dus geen grotere investering te doen in servers of hardware. Alles wordt veilig opgeslagen in de Microsoft Cloud.

Onze klant Right Spirits zit bijvoorbeeld met DIN Dranken in de cloud: “Steeds meer oplossingen zijn cloudgebaseerd, dus dit leek voor ons een logische keuze. Uiteindelijk vinden wij dat ook interessanter. We kunnen gewoon met een tablet op pad gaan en alle benodigde informatie inzien en delen. Dat plaatsonafhankelijk werken verdient echt onze voorkeur.”

Flexibel in mogelijkheden

DIN Solutions heeft een uniek concept ontwikkelt waarmee uw organisatie het meeste uit die innovaties van Microsoft Dynamics kan halen. Bij DIN Solutions koopt u namelijk niet één keer een softwarepakket dat langzaam verouderd, maar investeert u in een duurzame oplossing.

Dat doen we onder andere met ons DIN Life Cycle Service concept waarbij we uw DIN Dranken oplossing periodiek updaten met de laatste ontwikkelingen van zowel Microsoft als DIN Solutions.

Financieel manager van Boomsma Distilleerderij - Wijnkoperij zei hierover: “Vaarwel zware upgrades! Wij hebben de upgrade als nagenoeg probleemloos ervaren. Geen grote wijzigingen, er waren slechts een paar kleine aanpassingen nodig. Ook ons maatwerk werkt na de upgrade probleemloos. De upgrade heeft ons nu slechts 10 uur testtijd gekost. Nu is het zaak om bij te blijven en ons te focussen op de business. Vanaf nu zijn we aangekoppeld, dus laat die trein maar gaan.”

U heeft hiermee een flexibele Cloud oplossing tot uw beschikking, die meegroeit met uw organisatie. Uw ERP systeem gaat zo veel langer mee. Dankzij de updates, blijft u volledig en actueel uitgerust om de markt te volgen. Het op deze manier periodiek updaten van uw pakket kost daarnaast veel minder tijd, en dus kosten.

Wilt u meer weten over ons Life Cycle concept? Lees het hier. 

Krijg inzicht in uw ROI! 

Is uw ERP systeem verouderd? Of werkt u nog met papieren documenten, losse Excel bestanden en verschillende Access databases? Dan werkt u nu met inefficiënte processen. Daar zijn zichtbare kosten aan verbonden, die we in dit artikel op een rij hebben gezet. Maar er zijn ook vele onzichtbare kosten aan verbonden. Die kosten zijn misschien minder makkelijk inzichtelijk te maken dan een offerte voor een implementatie. Toch weet u dat deze inefficiënties u extra kosten opleveren.

Wij helpen u graag om dit te kwantificeren. Met de DIN ROI Calculator geven we u in één afspraak direct inzicht in de kosten in tijd en budget die u nu heeft en wat automatisering via DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central u zou besparen.

Maak direct een vrijblijvende afspraak!

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie
Food en Horeca groothandel