DIN Expert Talk: Tijd besparen in de voedingsindustrie met ERP

Geplaatst op 01 oktober 2020 in Blog, ERP, Finance, Strategie.

De voedselproductie, -verwerking en -handel heeft nogal wat veranderingen te verduren. De vraag bij de off-trade bedrijven (retail en speciaalzaken) stijgt, terwijl leveringen aan de on-trade bedrijven (horeca en toeleveranciers) op dit moment moeilijke tijden kent. Kortom, een grillige markt, die nog eens extra onder spanning staat door tal van wet- en regelgevingen en strak toezicht op voedselveiligheid. Logisch dat veel bedrijven in de voedingsindustrie geen tijd nemen of hebben om te kijken naar interne processen - en waarom zou je die investering maken als je je handen al vol hebt? Het korte antwoord: omdat een duurzaam ERP-systeem al snel meer bespaart dan dat het kost. In kosten, maar bovenal in tijd. Vooral omdat u met een duurzaam systeem in staat bent om de snelle marktontwikkelingen te volgen.

Heeft u bedrijfssoftware, een boekhoudapplicatie of een ERP systeem dat verouderd is? Of werkt u nog met vele Excel bestanden, Access databases of zelfs papieren dossiers? Dan is de kans groot dat huidige processen binnen uw bedrijf op dit moment onpraktisch, inefficiënt zijn, of op z’n minst toe zijn aan verbetering. Ongeacht of u werkt in de horecagroothandel, versverwerking, recepturenproductie of maaltijdservice - uw bedrijfsvoering wordt inzichtelijker, efficiënter en minder tijdsintensief met duurzame digitalisering. 

Hogere efficiëntie én effectiviteit met een geïntegreerde oplossing 

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit betekent dat ERP-software de belangrijke informatie uit verschillende afdelingen in één systeem bundelt en centraliseert. Denk aan voorraadbeheer, inkoop, verkoop, klantenservice en financiële administratie. Dat zorgt voor meer efficiëntie. 

Vooral als het ERP systeem en de leverancier ervan toegespitst zijn op uw eigen branche: de food industrie. Bij DIN Solutions combineren we Dynamics 365 Business Central met DIN Food, resulterend in een oplossing die volledig is gericht op de voedingsindustrie en alle handelingen daarbinnen. 

ERP-software voorkomt dus eilandautomatisering. In plaats van verschillende software applicaties, is alles in één omgeving samengebracht. Dit voorkomt kritische inefficiënties als:

  • dubbele invoer 
  • zoekwerk 
  • foutgevoelige koppelingen tussen de applicaties 
  • slechte interne communicatie 
  • omslachtig in gebruik 
  • beperkt inzicht in de organisatie 

Met een ERP heeft u altijd volledig inzicht in de hele organisatie, op ieder moment. Dat is belangrijk. Want gaat er bij één afdeling iets fout, dan krijgt de hele bedrijfsvoering ermee te maken. Omdat een ERP afdelingsoverstijgend is, biedt het inzicht waar in het bedrijf de knelpunten zitten. 

Inzicht dus, waarmee u procedures en workflows kunt optimaliseren en zo de effectiviteit en efficiëntie van werknemers en processen kunt verbeteren. 

Voorbeeld uit de praktijk

Bij DIN Solutions komen we regelmatig food bedrijven tegen, wiens financiële systeem niet geïntegreerd is met het logistieke en/of productie systeem. Een gemiste kans, want de data voor financiën wordt grotendeels gevoed door logistieke en productie handelingen. Heeft u een ERP-systeem in werking? Dat wordt een financiële boeking bijvoorbeeld automatisch aangemaakt bij inslag van goederen of bij productie output. Onze sales manager kan u talloze andere processen beschrijven waarbij mutaties vanuit de operatie automatisch worden aangemaakt in een geïntegreerd systeem. 

Met een ERP zijn losse systemen dus overbodig en wordt veel werk geautomatiseerd. Daardoor kunnen de medewerkers van uw financiële afdeling zich meer en meer concentreren op de echte kerntaken, namelijk het maken van gedegen managementrapportages en het inzichtelijk maken van stuurinformatie waarmee uw operatie verder op orde gebracht wordt. 

Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig analyseren waarom een bepaalde klant het afgelopen half jaar minder heeft afgenomen van een bepaalde productgroep; waar uw salesafdeling direct mee aan de slag kan. Of waarom de nacalculatorische kosten zo sterk afwijken van de voorcalculatie; waar uw productieafdeling direct mee aan de slag kan. Zo zijn er nog vele voorbeelden, die onze salesmanagers u graag laten zien.

ERP-software voor voedingsindustrie

Door te kiezen voor een ERP oplossing toegespitst op de voedingsindustrie, zoals DIN Food voor Dynamics 365 Business Central, automatiseert u precies de processen die voor u relevant zijn. 

Kwaliteitsbewaking

In de voedingsmiddelenindustrie heeft u te maken met strenge wet- en regelgeving waaronder de NEN- en ISO-normen. Deze eisen van u strikt handelen, grip en veel inzicht. ERP software helpt om deze richtlijnen en kwaliteitseisen goed op te volgen. 

Van receptuur bewaking tot material requirements planning en van capaciteitsberekeningen tot shop floor control - met DIN Food voor Dynamics 365 Business Central heeft u inzicht en controle op uw bedrijfsvoering en de kwaliteiten van uw producten. 

Track & trace

Digitalisering via ketenregistratie en eventueel scanning, zorgt voor zeer eenvoudige lottracering. Zowel voor- als achterwaarts traceren is binnen uw ERP-systeem een kwestie van een druk op de knop. 

Het alternatief van veel bedrijven op dit moment is handmatig, papieren documenten of Excel bestanden te raadplegen handmatig om de wettelijke tracering (re-call) te achterhalen. Een proces dat veel werk kost en veel foutgevoeliger is. 

Planning

In DIN Food voor Dynamics 365 Business Central hebben we een planningsfunctionaliteit opgenomen. Zo kunt u aanbod (in de vorm van productie- en inkooporders) plannen om aan de vraag (in de vorm van prognoses en actuele verkooporders) te voldoen. 

Bij het plannen van het aanbod houdt de ERP rekening met actuele voorraden, en plannings- en bestelparameters om het geplande aanbod zo optimaal mogelijk in de tijd weg te zetten. 

Zo realiseert u de volgende besparingen: 

  • Het systeem plant voor u. De planner hoeft dus geen eigen rapportages meer naast elkaar te leggen en handmatig te puzzelen. 
  • Het systeem zorgt voor voorraadoptimalisatie: u heeft geen overbodige voorraad meer staan, maar loopt ook niet tegen tekorten aan.

Ketenintegratie

De rol van data wordt steeds belangrijker in de voedingsindustrie. In communicatieverkeer tussen leveranciers, logistieke dienstverleners en klanten moet ook veel informatie worden uitgewisseld. EDI is hier de standaard in geworden. Zowel inkoop als verkoop heeft te maken met deze digitale taal, die geheel compatibel is met de DIN software.

Meer inzicht, minder werk en veel minder fouten zijn slechts enkele voordelen. Op het vlak van tijdsbesparing mag u veel verwachten van EDI. Doordat er al veel informatie aanwezig is in het systeem en doordat handmatige invoer bijna niet meer nodig is, kunt u data aanzienlijk sneller uitwisselen. Ook leveringsbonnen, orders en facturen kunnen sneller worden verwerkt en doorgestuurd.

Optimalisaties die u nodig heeft om u toekomstbestendiger te maken. Steeds meer grote concurrenten betreden namelijk de markt van Food en Drank. Denk daarbij aan platformen als Amazon of Bol.com. Zo verkoopt Bol.com tegenwoordig ook koffie, thee en chocolade. Amazon.nl is nog niet lang toegespitst op de Nederlandse markt, maar biedt nu al levensmiddelen aan als snacks, babyvoeding en broodbeleg. Met een modern ERP en een food gericht platform kunt u juist meeliften op dit soort trends. 

Lees meer over ketenintegratie in ons artikel

Digitalisering op de werkvloer

Alle food producten die bewerkt of verplaatst worden, inkomend of uitgaand zijn, moet u registreren. Alleen zo kunt u uw voorraad goed bijhouden en aan de kwaliteitseisen voldoen. 

Dit kan met papieren lijsten, die geprint, ingevuld en overgenomen moeten worden. Een tijdrovend proces met veel nadelen:

  • traag en intensief werkritme 
  • productinformatie is onnauwkeurig 
  • slecht inzicht in overschotten of tekorten van voorraad 
  • geen actueel inzicht in voorraadbeheer 
  • geen of zeer beperkt inzicht in magazijnlocaties 

Met barcodescanning of werkvloerintegratie worden producten gescand bij aankomst of vertrek.(en in geval van halffabrikaten tbv verwerking) Uw medewerkers zien digitaal direct wat ze moeten doen en verwerken hun werkzaamheden ook op de scanner. 

Echter heeft scanning alleen nut als er een koppeling bestaat met een slim softwaresysteem. Hier komt uw ERP om de hoek kijken, die ervoor zorgt dat de informatie juist verwerkt wordt. Zo krijgt u:

  • real-time inzicht in uw voorraad
  • grote foutreductie doordat gegevens niet meer handmatig worden overgenomen
  • de mogelijkheid om validaties in te bouwen in het scanproces

Een goudmijn voor management

Met een ERP heeft u dus alle informatie uit al deze punten op één locatie. Dat zorgt voor een rijke databron, waaruit u eenvoudig belangrijke managementinformatie kunt ophalen. 

Omdat te veel data kan zorgen dat u de door de bomen door het bos niet meer ziet, kan DIN Solutions u hier ook goed ondersteunen. Met onze gebruiksvriendelijke software kunt u eigen dashboards genereren die precies inzicht geven in uw praktische vragen. Om u een soepele start te bieden, krijgt u toegang tot onze speciaal ontwikkelde starterskit. 

De data wordt vormgegeven in statistieken en grafische weergave om in een oogopslag direct duidelijkheid te bieden. Zo wordt een vraag als “welke effecten hebben de seizoenen op de vraag en het aanbod van een bepaald product?” snel beantwoord en kan uw bedrijf juist acteren.

Is een (nieuwe) ERP de investering waard?

Dat de wereld snel verandert, hoeven we u niet te vertellen. Technologie verandert wellicht nog sneller. Uw ERP systeem moet die ontwikkelingen kunnen volgen. Echter is de implementatie van een ERP-systeem een serieuze investering - zowel in kosten als in tijd.

Is het, gezien de snelheid van de ontwikkelingen in de voedingsindustrie en de wereld, de investering dan wel waard? 

Een groot en standaard systeem als Microsoft Dynamics 365 Business Central heeft daarin een hele sterke positie in de markt. Microsoft zit, dankzij de vele producten en diensten die het aanbiedt, bovenop alle ontwikkelingen en innoveert continu. Kiest u voor Dynamics 365 Business Central, dan kiest u voor een ERP systeem dat zijn strepen al lang en breed heeft verdiend.

Standaard pakket, met persoonlijke service

Een standaard ERP-systeem kunt u natuurlijk bij verschillende aanbieders afnemen. De kracht van DIN Solutions is echter dat we een standaard ERP combineren met een persoonlijke aanpak én de kennis en kunde van onze specialistische kennis in de food sector. DIN Food breidt de functionaliteiten van het ERP-systeem continu en marktgericht uit zodat het perfect bij uw bedrijf past. 

Daarnaast hanteren wij een unieke filosofie, onder de naam DIN Life Cycle Service. Bij DIN Solutions koopt u niet één keer een software pakket dat langzaam verouderd, maar investeert u in een duurzame oplossing. 

Ons bedrijfsconcept is een ERP-systeem dat we ieder jaar tot anderhalf jaar uw omgeving updaten met de laatste ontwikkelingen in het Microsoft pakket en de DIN Food oplossing. Zo zorgen we dat u volledig uitgerust bent en vooral blijft om de markt te volgen. Het op deze manier periodiek updaten van uw pakket kost daarnaast veel minder tijd, en dus kosten. 

Deze ontwikkeling in kleine stapjes heeft bijvoorbeeld het grote voordeel dat u medewerkers niet hoeft in te werken op nieuwe functionaliteiten. Zij groeien mee met het pakket. Dit is op lange termijn dus echt een besparende factor. 

Wilt u meer weten over ons Life Cycle concept? Lees het hier

Krijg inzicht in uw ROI!

Is uw ERP-systeem verouderd? Of werkt u nog met papieren documenten, losse Excel bestanden en verschillende Access databases? Dan werkt u nu met inefficiënte processen. Daar zijn zichtbare kosten aan verbonden, die we in dit artikel op een rij hebben gezet. Maar er zijn ook vele onzichtbare kosten aan verbonden. Die kosten zijn misschien minder makkelijk inzichtelijk te maken dan een offerte voor een implementatie. Toch weet u dat deze inefficiënties u extra kosten opleveren. 

Wij helpen u graag om dit te kwantificeren. Met de DIN ROI Calculator geven we u in één afspraak direct inzicht in de kosten in tijd en budget die u nu heeft en wat automatisering via DIN Food voor Dynamics 365 Business Central u zou besparen. 

Maak direct een vrijblijvende afspraak!

Branches: 
Food en Horeca groothandel
Versverwerking
Receptuurgeoriënteerde producenten
Maaltijdservice