Dranken, Drankproducenten, Wijnimporteurs, Drankengroothandel en -distributie, Food, Food en Horeca groothandel, Versverwerking, Receptuurgeoriënteerde producenten, Maaltijdservice

Als toeleverancier aan food- en drankenretailers weet je dat je uit beeld verdwijnt als je niet communiceert via EDI, maar zelf zie je het vaak meer als een last dan een voordeel. Het voordeel ligt bij de retailer en niet bij jou. Is dat ook werkelijk zo? En als de retailer er inderdaad zo’n voordeel uit haalt, kan jij als toeleverancier dat voordeel dan ook niet zelf behalen als jouw leveranciers ook gaan communiceren via EDI?

Wat is Electronic Data Interchange (EDI)?

In plaats van de traditionele uitwisseling via telefoon, e-mail of papier, vindt de communicatie steeds meer plaats via gestructureerde en gestandaardiseerde elektronische berichten tussen twee partijen in de keten. Denk hierbij aan orders, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Om ervoor te zorgen dat je niet voor iedere partner in de keten vooraf een nieuwe inhoudstructuur moet afspreken en opzetten, maakt men afspraken binnen de branche over hoe ieder bericht eruit ziet. Zo kent de levensmiddelensector een standaard, genaamd EDIFACT Food, die GS1 waarborgt.

Welke voordelen zijn er met EDI te behalen?

Enkele voordelen liggen voor de hand en bevinden zich op het vlak van nauwkeurigheid en kosten. Omdat gegevens rechtstreeks uit de database komen van de ene partner en automatisch verwerkt worden in de database van de andere partner zonder handmatige tussenkomst, reduceert de kans op fouten. Tevens verloopt de communicatie sneller en zijn er kostenbesparingen te realiseren doordat er (bijna) geen manuele handelingen en portkosten meer zijn.

Echter, naast deze voor de hand liggende voordelen, zijn er ook voordelen te behalen op het vlak van operationele efficiency:

Verbeterde Trading Partner Relaties

Om transmissies succesvol te verzenden, interpreteren en automatisch te verwerken is er een goede samenwerking tussen de trading partners en analysemethoden nodig. De partij waar de data van afkomstig is, is afhankelijk van de verzender om accurate en actuele gegevens te ontvangen. Daarom is het belangrijk dat beide partijen het eens zijn over zakelijke procedures, vereiste gegevens en gebruik daarvan, communicatiemethoden, operationele vensters en het schematisch testen, voorafgaand aan de implementatie van EDI. Door het ontvangen van juiste en volledige gegevens en het hierdoor elimineren van een foute invoer van data aan de ontvangende kant, kunnen leveranciers zorgdragen voor een accurate en spoedige verzending naar hun klanten, en zo de kosten reduceren van retourzendingen door fout geleverde producten. Deze hogere niveau van klantenservice trekt nieuwe klanten aan en verhoogt het volume van de orders van bestaande klanten.

Toenemende bewustwording van data door de gehele bedrijfscyclus

Het gebruik van EDI geeft een organisatie een belangrijke mate van inzicht, ook buiten haar ‘vier muren’. Hoewel EDI geen rapportage-instrument is maakt het, bij een gedegen implementatie van EDI, iedereen bewust van de mogelijkheden. Bijvoorbeeld om de klant van uw klant te monitoren, de leverancier en de transportprestaties te volgen, een beter overzicht te hebben van de productbeschikbaarheid en onderscheid te kunnen maken tussen de activiteiten van de distributeurs en klanten.

Betere planning en verwerking

In een elektronische omgeving is een snelle ontvangst van accurate en complete zakelijke transacties de norm. Leveranciers kunnen bestellingen sneller verwerken en zendingen kunnen dienovereenkomstig worden gepland, terwijl de fabrikant sneller kan anticiperen op de ontvangst van goederen en het productieproces dienovereen-komstig kan plannen.

Verbetering van de cashflow

Ten slotte kan EDI de cashflow verbeteren. Naarmate je meer toepassingen van je bedrijf integreert in EDI, zal de cashflow verbeteren als gevolg van de algemene efficiëntieverbeteringen welke EDI biedt. Door het sneller ontvangen en doen van betalingen kan het management zijn voordeel doen vanwege de ontvangen betalingskortingen.

We zijn er ons van bewust dat het papieren zakendoen niet volledig uit te bannen is, maar als je zelf de voordelen ziet in elektronisch zaken doen en vervolgens uw partner in de keten hiervan ook kunt overtuigen, dan verbetert u beide uw concurrentiepositie. Bovendien verstevigt u beiden uw positie in de keten en bespaart u beiden euro’s. Reden genoeg, denken wij, om de mogelijkheden van EDI eens nader te (laten) onderzoeken.

Vragen? Maak kennis met John Vossen, Business Consultant.