Eenvoudig wijnjaren registreren in een ERP-systeem

Geplaatst op 02 april 2020 in Blog, ERP, Inkoop, Voorraadbeheer & Distributie.

Wijnjaren zijn voor wijnhandelaren en retailers van groot belang. Iedere wijnconnaisseur weet immers dat het wijnjaar misschien wel het meest zegt over de kwaliteit van een specifieke wijn. Toch zorgen de registratie, het transport en de distributie van wijnen uit verschillende jaren vaak voor onnodig veel werk. Wijnen van een andere jaargang krijgen een nieuw artikelnummer. Het gevolg is een wildgroei aan gegevens. De registratie van wijnjaren moet en kan vele malen beter en gemakkelijker. Maar hoe? Een tijd- én kostenbesparende oplossing is voorhanden.

Moeder Natuur als wijnboer

Moeder Natuur heeft misschien wel de grootste invloed op wijn. Door invloed van het weer kan dezelfde soort druif in het ene jaar totaal anders smaken dan in het andere jaar. Ook al hanteert de wijnboer ieder jaar dezelfde processen om zijn druiven te transformeren in wijn. Niet raar dus dat we verschillende oogstjaren van één wijn als verschillende wijnen behandelen. Hoewel het in principe dezelfde wijn is, heeft een wijnjaar wel degelijk invloed op het verkoopproces. Zo kan het wijnjaar van invloed zijn op de prijs of op de vraag. Deze kwalificatie brengt echter ook nadelen met zich mee bij het transport en de distributie van de wijnen. 

Woekerende wijnnummers

De meeste wijnimporteurs geven wijnen van dezelfde druifsoort ieder jaar een nieuw artikelnummer. De magazijnmedewerker trekt zijn wenkbrauwen op als hij dezelfde wijn met verschillende artikelnummers op zijn pickbonnen voorbij ziet komen. Het betreft hier dus wel dezelfde wijn, alleen zijn er aparte artikelnummers voor ieder wijnjaar gemaakt. Dit wordt noodzakelijk geacht bij de orderverwerking om de wijnjaren goed te kunnen registreren. 

Tegelijkertijd zorgt deze jaarlijkse toename van artikelnummers voor een onnodige groei van het artikelbestand. Door deze wildgroei verlies je al snel het overzicht. De zoektocht naar een bepaalde wijn levert namelijk meerdere resultaten op: één voor ieder jaar. Dit resulteert in meer zoekwerk, bijvoorbeeld bij het ingeven van orders. Ook fouten worden sneller gemaakt, mogelijk met grote gevolgen van dien.

Het verstand komt met de (wijn)jaren

Houd je als wijnhandelaar jaar na jaar vast aan dit systeem, dan wordt het uiteindelijk onhanteerbaar. Ook groeien de problemen steeds verder door. Daarom is een oplossing nodig die de registratie van wijnjaren op een dieper niveau vastlegt. 

Wat dit concreet betekent? Eén artikelnummer voor één wijn, terwijl een systeem onder het artikel de verschillende wijnjaren registreert. Zo’n systeem kan de grootte van het artikelbestand sterk terugdringen en de groei indammen. Hierdoor wordt de totale hoeveelheid losse data aanzienlijk beperkt en kunt u de database gemakkelijk onderhouden, wat het zoeksysteem een stuk overzichtelijker maakt. Het resultaat: niet meer eindeloos zoeken, maar een duidelijke ordening van wijnen en wijnjaren, en daarbij meer grip op de wijnvoorraad.

Een logische ordening met DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central

Deze oplossing bestaat! Met DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central vindt u een geijkte, betrouwbare methode om uw zoeksysteem te optimaliseren.
Heeft u nog geen ervaring met of kennis over een ERP-systeem zoals Dynamics 365 Business Central? Lees dan de toelichting onderaan dit artikel. 

Het ERP-systeem DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central is bijzonder geschikt voor de registratie van wijnjaren. De software beschikt namelijk over de functie ‘varianten’. Deze eigenschap stelt u in staat verschillende versies van één product te registreren. Een trui die in meerdere kleuren te verkrijgen is bijvoorbeeld. Naar analogie hiermee biedt ‘varianten’ ook uitkomst bij de registratie van verschillende wijnjaren van één wijnsoort: de wijnjaren komen – als de verschillende kleuren van de trui – in een subniveau onder de wijnsoort te staan. 

DIN Dranken pakt hiermee de kern van het probleem effectief aan en zet dit om in de enige juiste oplossing: een logische en consistente rangordening van wijnjaren.

DIN Dranken toegespitst op de wijnhandel

DIN Solutions biedt met DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central een ERP dat volledig gespecialiseerd is op uw branche.  

Ons softwarepakket is toegespitst op de drankensector, waardoor onder andere wijnhandelaren een gedetailleerd en uitvoerig spectrum aan gegevens kunnen registreren. Zo kunt u alle vereiste informatie van wijn per wijnjaar vastleggen, waaronder: 

  • het alcoholpercentage;
  • de inhoud;
  • smaak; 
  • sluitingscode. 

Hiermee diepen we de hoeveelheid essentiële informatie uit, terwijl het zoeksysteem toch overzichtelijk blijft. En ons softwarepakket DIN Dranken biedt nog meer oplossingen.

Automatische invulling van wijnjaren

De toevoeging van DIN Solutions heeft ook automatische invulling van wijnjaren weten te bewerkstelligen, zowel voor inkoop als verkoop. 

  • De inkoop- en verkoopregel wordt automatisch ingevuld met een in te stellen wijnjaar. 
  • Ook op raamcontracten is het mogelijk te specificeren op wijnjaar
  • Prijsafspraken en artikelbeschikbaarheid zijn per wijnjaar in te vullen. 
  • En de artikelbeschikbaarheid is dus ook per wijnjaar in te zien. 
  • U heeft de mogelijkheid om per wijnjaar een nieuwe GTIN-code (Global Trade Identification Number) in te voeren: een noodzakelijke functionaliteit bij het inlezen van EDI-orders. 
  • Mag of kan een bepaald wijnjaar niet meer worden ingekocht of verkocht? Dan kun je de artikel-variant combinatie uitschakelen
  • DIN Dranken beschikt tevens over een reserveringsmodule. Hiermee kan de wijnhandelaar gemakkelijk per wijnjaar zijn reserveringen vastleggen.
  • Al deze informatie kunt u ook terug laten komen in een webshop.

Bovenstaande functionaliteiten van DIN Dranken zijn standaard beschikbaar, waardoor deze wijnspecifieke mogelijkheden gestandaardiseerd blijven en dus toekomstbestendig zijn.

Met DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central helpen we zo niet alleen de wijnhandelaar, maar ook de retailer en uiteindelijk zelfs de eindklant. Overzicht in uw data, prijsafspraken, inkoop, verkoop en reserveringen zorgt ervoor dat u altijd de juiste wijnen aan de juiste retailers levert en de eindklant de gewenste wijn kan kopen. 

Concrete voordelen voor de wijnhandelaar

Dus wat zijn voor u nu de concrete, tastbare voordelen van het gebruik van DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central? 

  1. In de eerste plaats garandeert DIN Dranken een logische ordening van wijnsoorten en hun verschillende wijnjaren. Door met subniveaus te werken, krijgt niet ieder wijnjaar een eigen artikelnummer. Deze duidelijke rangordening van wijnjaren maakt dat u minder tijd nodig heeft voor de verwerking van uw registratie.
     
  2. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om alle belangrijke informatie per wijnjaar op te slaan. Hierdoor voorkomt u wildgroei en vervuiling van het artikelbestand en blijft het zoeksysteem overzichtelijk.
     
  3. Bovendien kunt u verschillende invulvelden automatisch door het systeem laten invullen en is een snellere data- en orderinvoer mogelijk. De procesverwerking verloopt efficiënter, waardoor tijd en kosten worden bespaard.

DIN User Group: wijnexperts in overvloed

Een bijkomend voordeel van het gebruik van DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central is dat u de mogelijkheid krijgt om lid te worden van de DIN User Group. De DIN User Group, ook wel DIN-UG genoemd, is een platform voor verschillende bedrijven binnen de drankensector. Allemaal hebben ze hun eigen specialismen en kennisgebieden. Een overvloed aan kennis en kunde ligt hier voor het grijpen. Tevens kunt u, als expert, in deze gebruikersgroep uw kennis delen en uw netwerk versterken.

‘Goede wijn behoeft geen krans’

De naam en het jaar zeggen veel over een wijn, maar de smaak ervan zegt veel meer. Oftewel: een wijn kan in woord worden opgehemeld, maar om zijn kwaliteit écht te kunnen ervaren, moet je hem proeven. Goede wijn behoeft namelijk geen krans; fijnproevers ontwaren de ware kwaliteit van een goede wijn met hun smaakpapillen. 

Zo is het ook met een ERP-systeem. Het benoemen van zijn voordelen en kwaliteiten is een goed begin. Maar zijn complete kwaliteit ervaart u pas echt bij de implementatie van de ERP.

Meer weten?

Bent u overtuigd en wilt u meteen aan de slag met DIN Dranken voor Dynamics 365 Business Central? Of wilt u meer weten over de wijnjarenoplossing van DIN Solutions? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze accountmanagers.

----

Nog niet bekend met een ERP-systeem? Lees hier meer over een toekomstbestendige standaard ERP...

Dynamics 365 Business Central is een standaard ERP. Dit houdt in dat de ERP in verschillende bedrijven uit verschillende sectoren kan worden toegepast. Kiest u voor Dynamics 365 Business Central, dan kiest u voor een ERP die zijn strepen al lang en breed

heeft verdiend. Bovendien voorkomt u maatwerk. Bij maatwerk wordt een systeem gebouwd voor één enkel bedrijf. Deze uniciteit lijkt in eerste instantie mooi, maar heeft meer nadelen dan voordelen. Zo is een ERP die precies op maat is gemaakt duurder dan een standaard ERP. Ook kost het meer tijd om zo’n maatwerk-ERP te implementeren. Minder maatwerk betekent bovendien minder onderhoudskosten en het uitsluiten van risico’s bij upgrades en updates van het systeem. Hiermee is een standaard ERP-systeem een stuk toekomstbestendiger dan een maatwerk ERP-systeem.

...met de persoonlijke aanpak van DIN Solutions

Zo’n standaard ERP-systeem wordt natuurlijk op meerdere plaatsen aangeboden. De kracht van DIN Solutions is echter dat de gestandaardiseerde ERP gecombineerd wordt met een persoonlijke aanpak en de kennis en kunde van jarenlange ervaring in uw branche - de wijn- en drankenhandel. 

DIN Dranken breidt de functionaliteiten van het standaard ERP systeem uit zodat het perfect past bij onze klanten binnen de drankensector. We kennen uw branche en luisteren naar de behoeftes en wensen van onze klanten. Wij ontwikkelen vervolgens functionaliteiten binnen het ERP-systeem die direct aansluiten op uw bedrijfstak en bedrijfsvoering. Deze aanpassingen zijn geen maatwerk, maar kunt u beschouwen als onderdeel van het standaard ERP systeem.

 

 

Branches: 
Drankproducenten
Wijnimporteurs
Drankengroothandel en -distributie