Food & Beverage ERP-oplossingen vergelijken en je bedrijf voorbereiden op een implementatie

Geplaatst op 16 september 2021 in Blog.

Ongeacht waar je voedings- en drankenbedrijf zich in zijn levenscyclus bevindt, word je waarschijnlijk geconfronteerd met de druk van zware concurrentie en toenemende consumenteneisen - zo werkt deze dynamische, snel veranderende industrie nou eenmaal. Daarom is het in je belang om altijd op zoek te gaan naar manieren om een voordeel te behalen, en dat is altijd zo, of je organisatie nu net gestart is of al jarenlang succesvol is in de markt.

Gezien alle innovatie die zich in de afgelopen decennia heeft voorgedaan, is technologie waar je het verschil kunt maken – en dan met name met ERP-oplossingen speciaal voor foodbedrijven. Deze platforms fungeren als een gemeenschappelijke bron van waarheid voor al je afdelingen en kunnen uitstekende registratie-, traceerbaarheids-, voedselveiligheids- en kwaliteitsborgingspraktijken mogelijk maken.

Hoewel het allesomvattende aanbod van ERP voor de voedingsmiddelenindustrie een voor de hand liggende keuze is voor bedrijven die hun procedures en productlijnen toekomstbestendig willen maken, is het kiezen van de juiste optie voor je bedrijf toch lastig door het enorme aantal beschikbare opties. Niet al deze oplossingen zijn hetzelfde en je team moet tijd en energie besteden aan onderzoek en het selectieproces.

Hier onderzoeken we de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden als het gaat om het kiezen van de juiste ERP-oplossing voor jouw bedrijf.

De juiste ERP-oplossing identificeren

Voordat je dieper ingaat op meer specifieke functies en opties waar je op moet letten, is het belangrijk om te snappen dat generieke ERP-oplossingen waarschijnlijk geen goede keuze op lange termijn zijn. De voedingsmiddelen- en drankenindustrie is ingewikkeld en heeft unieke vereisten, dus je wilt een systeem dat is gebouwd voor de uitdagingen waarmee je elke dag wordt geconfronteerd.

Hoe bepaal je welke van de vele opties echt past bij de situatie van jouw organisatie?

Ten eerste raden we je aan een lijst samen te stellen met de specifieke vereisten die prioriteit hebben, afhankelijk van je sector. Een zuivelfabriek is bijvoorbeeld het meest geïnteresseerd in de controles van kosten en het toewijzen van een kwaliteit aan hun rauwe melk, maar voor een vlees-, pluimvee- of zeevruchtenbedrijf is weegartikelen-functionaliteit (catch weight) weer belangrijker.

Om je op weg te helpen, hebben we enkele van de functionaliteiten benadrukt die gunstig zijn voor alle voedsel- en drankenbedrijven:

  • Functionaliteiten voor voedseltraceerbaarheid - Zoek naar oplossingen die automatisch grote hoeveelheden gegevens vastleggen, omdat dit van cruciaal belang is bij het beheren van je supply chain, voorraad, recepten en zendingen.
  • Mogelijkheid om processen te automatiseren en te integreren met apparatuur - Hoe drukker je faciliteiten worden door een verhoogde productie, hoe meer je bepaalde verantwoordelijkheden aan je systeem moet kunnen overlaten.
  • Geïntegreerde analysetools - Profiteer van alle gegevens die je platform verzamelt door in je cijfers te graven. Zo kan je inefficiënties uitroeien, voedselkwaliteitsproblemen aanpakken en waar nodig verbeteringen aanbrengen.
  • Gebruiksgemak en flexibele toegankelijkheid - Gezien de investering van geld en tijd die een grondige ERP-implementatie kost, wil je ervoor zorgen dat je werknemers vertrouwen hebben in hun vermogen om de interface te gebruiken, en een live demo is de beste manier om dit te beoordelen. Houd geavanceerde systemen in de gaten, zoals Aptean Food & Beverage ERP, dat is gebouwd op het Microsoft Dynamics 365-platform, waardoor het direct herkenbaar is voor degenen die bekend zijn met een van de andere toepassingen van Microsoft.
  • Implementatieopties - ERP-oplossingen die vanuit de cloud worden beheerd, zijn ideaal, omdat je kunt afzien van extra uitgaven voor on-premise hardware, terwijl je ook kunt vertrouwen op de expertise en verhoogde beveiliging van je provider.

Met deze eerste items op je lijst, is de volgende stap om functies toe te voegen die onmisbaar zijn voor jouw organisatie op basis van de specifieke processen die je routinematig uitvoert. Niemand kent je uitdagingen immers beter dan de mensen in je bedrijf, dus zorg ervoor dat hun behoeften worden aangepakt.

De samenwerking met een deskundige leverancier

Leveranciers van ERP-oplossingen voor voedingsmiddelen en dranken variëren evenzeer als de platforms die ze aanbieden. En kan net zo cruciaal zijn voor je uiteindelijke succes als de mogelijkheden van de software. Je wilt een leverancier vinden die je branche van binnen en van buiten kent. Op deze manier begrijpen ze waarschijnlijk je zorgen en hebben ze ook andere klanten die hun ervaringen met het gebruik van de software kunnen delen.

Het implementeren van een ERP-oplossing is een enorme onderneming, dus het is belangrijk dat je leverancier bereid is om je door het proces te begeleiden, idealiter met een individu of zelfs team van medewerkers die ervoor zorgen dat je implementatie een succes wordt. Er moet ook een voortdurende relatie zijn nadat het systeem is geïnstalleerd, omdat je mogelijk begeleiding nodig hebt over nieuwe functies die met updates zijn geïntroduceerd, en uitdagingen die in de toekomst naar voren komen.

Als je bovendien een cloud implementatie overweegt, moet je ervoor zorgen dat de IT- en servercapaciteit van je provider voldoende is om de betrouwbaarheid te bieden die je nodig hebt. Oplossingen die zeer betrouwbaar zijn, zoals Aptean Food & Beverage ERP, met 99,9% uptime - zijn vrijwel gegarandeerd altijd online en werken soepel wanneer je ze nodig hebt, wat misschien wel 24 uur per dag is.

Tot slot is er de kwestie van de culturele fit tussen jouw bedrijf en de leverancier. Uiteraard is elk bedrijf anders, dus dit is een beoordeling die je moet maken met je interne leiderschapsteam. Houd er rekening mee dat je ten minste enkele maanden, zo niet jaren met je ERP-leverancier samenwerkt, en dat je dus compatibel genoeg moet zijn het strategische partnerschap te onderhouden.

Goed voorbereiden op het proces

Een ERP-oplossing implementeren, kan lang en ingewikkeld zijn, dus we bespreken hier niet alle noodzakelijke stappen diepgaand. Het is echter belangrijk dat je je bewust bent van verschillende belangrijke factoren, zodat je je kunt voorbereiden op succes.

Ten eerste is het absoluut noodzakelijk om de buy-in en toewijding van al je werknemers te krijgen, van de productievloer tot de directie. Om dit te bereiken, moet je duidelijk en regelmatig communiceren, je visie op de implementatie definiëren en duidelijk aangeven wat de voordelen van het nieuwe systeem zijn en waarom het proces noodzakelijk is. Herinner werknemers eraan dat dit nieuwe platform is ontworpen om hun werk gemakkelijker te maken – natuurlijk kost het tijd en moeite, maar het zal het waard zijn wanneer ze alle ins en outs van de nieuwe interface kennen.

Je wilt ook een tijdlijn voor de implementatie instellen, zodat je je voortgang bij kunt houden, verwachtingen kunt managen en ervoor zorgt dat er geen kritieke stappen worden overgeslagen. Het vastzetten van mijlpalen die gevierd kunnen worden is ook een goede zet, omdat dat de motivatie hoog houdt en de focus gericht blijft op vooruitgang en positieve resultaten.

Net zoals je leverancier een implementatieteam aanwijst, moet je dat zelf ook doen. Probeer managers uit verschillende afdelingen te kiezen om ervoor te zorgen dat het hele bedrijf betrokken is en eigenaarschap voelt over het systeem en de succesvolle implementatie ervan. En als deze personen hulp nodig hebben bij het uitvoeren van hun reguliere verantwoordelijkheden terwijl ze zich concentreren op de implementatie, zorg er dan voor dat ze die ondersteuning krijgen.

Vergeet ten slotte het belang van training niet. Zelfs als je een oplossing hebt gevonden die is gebouwd op een bekend platform, moeten je werknemers alle functies en tools leren die nodig zijn om hun taken uit te voeren. Ze moeten ook weten naar wie ze moeten gaan als ze vragen hebben, dus maak de leden van je projectteam toegankelijk voor iedereen die meer informatie nodig heeft.

Het komt erop neer dat je mensen de belangrijkste factor zijn tijdens een dergelijk project, dus hun behoeften moeten boven alles worden geprioriteerd.

Vooruitstreven met een nieuw basis voor digitale transformatie

Upgraden naar een voedsel- en drankspecifiek ERP-systeem kan een transformerende impact hebben op uw bedrijf. De toegenomen wendbaarheid en het vertrouwen dat deze platforms bieden, maken het verschil in een industrie die snel beweegt en wordt geconfronteerd met een bijna constante stroom aan nieuwe uitdagingen.

Omdat een ERP-systeem de basis vormt van je digitale transformatie en toekomstig succes, staat het kiezen van het juiste systeem voorop. Zorg ervoor dat je je tijd besteedt aan het bewust onderzoeken, evalueren en vergelijken van je opties - deze fase van het project is cruciaal, dus gebruik een kritisch oog om de provider en het systeem te vinden dat het beste bij jouw unieke situatie past.

Een food & beverage ERP-oplossing zorgt voor betere communicatie, verhoogde efficiëntie en grotere winstgevendheid. Je bent voorbereid op wat er komen gaat met een flexibele, toegankelijke interface die al je medewerkers vertrouwen om hun verantwoordelijkheden op de juiste manier uit te voeren. Als je meer wilt weten over de geavanceerde functionaliteit van Aptean Food & Beverage ERP, wat ons team van experts zo speciaal maakt en de impact die ons aanbod op jouw bedrijf kan hebben, neem dan gerust contact met ons op.